Från kaos till full koll med Tandisappen

På våning 12 i ett av Stockholms landmärken med spektakulär arkitektur på Kungsholmen har man en fantastisk vy över huvudstaden. Hit flyttade dentallabbet Willa Dental i maj 2021. Här arbetar 14 tandtekniker med att leverera jobb i tid till runt 200 tandläkare. Här råder ordning och reda och full kontroll på jobben, men så har det inte alltid varit.

Tandisappen

Olle Grönberg visste tidigt att han ville bli tandtekniker. Äpplet föll inte långt då både mamma och pappa var tandtekniker. 2006 startade han Willa Dental tillsammans med kollegan Anders och ett år senare hade de köpt en fastighet och skapat ett Tandvårdshus i Solna. Att ligga i framkant är viktigt för vd:n Olle som såg potentialen i att effektivisera verksamheten genom att investera i digitalisering.

– Jag upplevde att branschen låg efter i utvecklingen av digitala lösningar. Det har alltid varit min drivkraft att förenkla saker, det är det roliga i företagandet. Jag sökte en plattform som är webbaserad och som tar hand om hela flödet från order till faktura. Jag ville ha ordning och reda och ha full kontroll var jag än befann mig, berättar Olle Grönberg.

Olle Grönberg – VD Willa Dental

Olle Grönberg – VD Willa Dental

Skapar ordning och reda
Ett telefonsamtal till Fernando på konsultföretaget Blå Tornet blev startskottet för det som kom att bli Tandisappen – ett komplett affärsstödssystem för alla dentallabb.

– Det var kaos innan. Det märktes även i utvecklingssamtal med personalen, vi fick låga betyg på ordning och reda. Vi hade ett fakturaprogram som var jätterörigt. När en tandläkare ringde in och efterfrågade ett jobb, ofta med patienten i stolen, sprang hela labbet runt och letade. Nu kan jag gå in och titta på en order och direkt se status och vem som har jobbet.

– Den största fördelen med Tandisappen är faktiskt att man får ordning och reda. Jag har testat alla system och Tandisappen ligger långt före alla andra.

Tidsbesparande funktioner
När en tandläkare lägger in en order i Tandisappen skapas såväl offert som faktura automatiskt. På labbet behöver man inte heller längre leta i olika system efter exempelvis patientbilder, order eller andra digitala filer. Allt är samlat i ett system. Just tidsbesparingen är viktig för Willa Dental, men också för kunderna.

– Det absolut viktigaste för en tandläkare när de väljer ett tandteknikerlabb är att vi levererar jobben i tid, för det är kostsamt för dem att sitta med tomma tandläkarstolar, det är många tusenlappar i timmen. Dessutom kan de fokusera på sina patienter och behöver inte ringa eller mejla oss – det finns en funktion där de kan skriva kommentarer och de kan lägga in sina bilder, det blir som ett journalsystem där vi kan följa kommunikationen.

– Det ringde sjukt mycket innan vi blev digitala. Nu kan vi lägga den tiden på att leverera jobben och öka produktionen istället. Jag upplever att vi har lätt att få in nya kunder.

Systemet utvecklas med användarna
Företaget som tillhandahåller Tandisappen heter Blå Tornet. De har lång erfarenhet av att ta fram lösningar i samverkan med kunden för att få en produkt som matchar kundens behov på bästa sätt. Istället för årliga uppdateringar sker förändringar löpande, både på utvecklarnas och dentallabbens initiativ.

– Från det att vi vill ha en ny funktion tills det blir klart kan det ta 1–2 veckor. Ett exempel på det är att Tandisappen har en inbyggd påminnelsefunktion. Om en order legat obearbetad i fem dagar får vi ett mejl. Tandisappen bevakar oss så att vi gör det vi ska.

Investering som lönar sig
För många labb är tunga investeringar i utrustning som scanner eller fräs nödvändiga för verksamhetens existens. Att digitalisera är kanske inte avgörande. Det går ju bra att ringa, mejla och att skriva ordrar och fakturor ”för hand”. Ett affärssystem som Tandisappen är också en investering, men den syns inte på samma sätt som en scanner. Initialt krävs också ett arbete med att lägga in alla kunder, tandtekniker, behörigheter, osv. i systemet.

– Det tog mig en del tid att göra detta. Jag ville göra det för att sen få en drägligare vardag resten av mitt liv. Många tänker att de kanske kan jobba över lite istället för att spara dessa tusenlappar i månaden, jag tänker inte så. Tandisappen gör att vi kan vara mer produktiva och ta in mer jobb. Samtidigt spar jag i personalkostnader. Sparar du en lön så har du tjänat på det.

– Allt är en investering idag, du kan ju sitta och backa dig framåt men då kommer du att självdö.

Rekommenderar Tandisappen till konkurrenter
Idag jobbar ungefär hälften av Sveriges dentallabb digitalt. Intresset för affärsstödssystemet Tandisappen är stort. Willa Dental är inte ensamma om att vilja ligga i framkant.

– Jag har blivit uppringd av flera som har frågor och som funderar på att börja med Tandisappen och jag säger – använd det, ni kommer inte klara er utan. Jag är ett stort fan av Tandisappen.

– Jag förstår inte labb som kanske är 50 personer som klarar sig utan, men de kanske har fyra personer som sitter i receptionen och handknackar allt. Vi har ju fått våra tandläkare att göra sin egen faktura, det är ju fantastiskt!

Källa: Blå Tornet/Tandisappen