Störande eller stödjande – vad är anledningen till att byta journalsystem?
Utvecklingen inom tandvårdsbranschen går ständigt framåt. Nya behandlingsmetoder, effektivare verktyg och en mer sofistikerad digitalisering är bara exempel på detta. Som behandlare med en fullbokad tidbok kan det finnas lite tid och energi över för att prova nya metoder och verktyg. Inte minst om uppdateringen handlar om något så pass omfattande som byte av journalsystem.
Utvecklingen inom tandvårdsbranschen går ständigt framåt. Nya behandlingsmetoder, effektivare verktyg och en mer sofistikerad digitalisering är bara exempel på detta. Som behandlare med en fullbokad tidbok kan det finnas lite tid och energi över för att prova nya metoder och verktyg. Inte minst om uppdateringen handlar om något så pass omfattande som byte av journalsystem.
Vid byte av journalsystem – som inte bara innebär en stor förändring för tandkliniken i stort, utan även för behandlare och patienter, är det viktigt att systemet är stödjande och inte störande.
Men en förutsättning för utveckling är förändring. Förändringsarbete kan ta lite tid eftersom nya vanor och rutiner behöver etableras. Mycket av förändringsarbetet handlar om att lära sig, och att göra det genom att använda sig av kunskap som man redan besitter för att dra nya kopplingar till det som man vill lära sig.
Ju mer man kan, desto lättare är det att lära sig nytt. En strategi för att lära sig ett nytt system är att hänga upp den nya kunskapen på den gamla. Vad gäller journalsystem är många funktioner i de flesta system i grunden samma. Exempel på vad som kan skilja dem åt:
- Prestanda och möjlighet att förbättra tandvårdens verksamhet
- Användarvänlighet
- Vilket arbetssätt de möjliggör
- Utvecklingspotential i framtiden
- Pris och vad som ingår
Inför ett byte – vad är det man skall tänka på?
Till en början kan det vara idé att sätta tydliga och mätbara krav på det är som er klinik förväntar er att få ut av journalsystemet. Är användarvänlighet viktigast, där inlärningen vid ett byte skall gå så snabbt som möjligt? Eller är det viktigt att systemet är modernt och fortsätter att utvecklas i takt med branschen?
Oavsett målsättning och krav på systemet så är det viktigt att göra gedigen utvärdering av de olika system som finns tillgängliga. Prata med kollegor i branschen, kontakta leverantörer och i somliga fall finns det möjlighet att få testa mjukvaran innan man bestämmer sig.
Utvärdera även ert befintliga system och hur det fungerar. Vad är det som är störande? Vad är stödjande?
Vad för frågor bör du ställa till din journalsystemsleverantör?
Patient- och IT-säkerhet är en oerhört viktig del av att välja journalsystem då de trots allt klassas som medicintekniska produkter. Därför bör du fråga om systemet är CE-märkt samt vilka certifieringar som systemet erhåller. Detta för att säkerställa att säkerheten lever upp till de krav som är lagstadgade.
Det är även bra att fråga kring kompatibilitet med befintlig hårdvara som kliniken redan använder. Ett inköp av journalsystem bör inte förändra valfriheten kring vilka verktyg som kliniken redan nyttjar.
Fortsättningsvis bör frågorna utgå från klinikens behov, då behoven kliniker emellan skiljer sig:
- Är systemet molnbaserat så att jag kan tillgå det var jag vill?
- Vi har flera kliniker, hur ser möjligheterna för sammanhållen journalföring ut?
- Vad för typ av stöttning och support har ni om det skulle uppstå problem?
- Hur mycket går systemet att anpassa efter just vår klinik?
- Har ni onlinebokning?
Migrering av patientdata
När beslutet om att byta journalsystem är taget kvarstår en viktig fråga ”Vad händer med all patientdata som finns lagrat i mitt befintliga system?” En högst befogad fråga då inte alla leverantörer erbjuder tjänsten att konvertera befintlig data. Det är därför fördelaktigt att fråga om detta tidigt i upphandlingsprocessen.
Det gäller att anskaffa sig en tydlig bild av vad som kan förväntas av bytet. Ämnet är känsligt och berör patienternas säkerhet. Det har vid flertal tillfällen uppstått Lex Maria anmälningar i samband med datamigrering. Varför det är extra viktigt att klargöra huruvida leverantörer besitter förmågan att hjälpa dig eller inte.
Sist men inte minst, kommer en del som är lätt att glömma bort, men som är ack så viktig att hålla koll på. Vad kommer hända med datan om du i framtiden väljer att lämna systemet och gå över till ett annat:
- Kommer exporten av patientdata kosta pengar?
- Kan du förvänta dig att all information följer med exporten?
- Levereras din patientdatabas i ett läsbart format?
- Har det uppstått problem för andra användare som lämnat leverantören?
I slutändan handlar det om att ha en solid grund att stå på för att göra en övergång. Vilket är ett stort och viktigt beslut. Journalsystemet bör vara stödjande och inte störande för att inte bidra till kognitiv belastning i onödan och stjäla tid som annars kunde gått till en bättre vård för klinikens patienter.
Källa:Muntra
