Konsten att erbjuda tider utifrån klinikens tidboksplan
Krönikan är del 6 i raden av tips för en lyckad tidboksplanering.
Fråga aldrig en patient när han/hon vill komma – det undermedvetna svaret är: -Aldrig!
10. När patienten ber att få en tid hos tandläkaren svarar den tidboksansvariga med en reflex som tycks komma från förlängda märgen: När vill du komma? Men patientens val stämmer sällan/aldrig (stryk det som ej är tillämpligt) med det som är produktionsmässigt korrekt eller ekonomiskt önskvärt. Resultatet leder träffsäkert till ”management by surprise” eller på svenska: det blev som det blev för det vart som det vart. Förvånas inte över att arbetsdagarna blir virriga och onödigt olönsamma.
Svaret på frågan leder med automatik till att vi styrs av tidboken i stället för att vi styr den!
Tidboken kommer inte att tillhandahålla ett logiskt flöde utan istället se ut som en happening eller som om man skjutit på en piltavla med ett avsågat hagelgevär. Det blir en revisionsundersökning följd av en primärrensning 27, en mod composit 34 och 46, och därefter en undersökning av en ny patient osv. Det blir omöjligt att planera i block så att personalen kan må bra och dessutom blir flödet och ekonomin helt oförutsägbara.
Lösningen på problemet är att erbjuda patienten två tider vilka båda passar in i vår planering för att vi ska få en bra arbetsdag.
Dessutom ska vi ha fräckheten att programmera hjärnan hos den person som önskar erhålla tid, att söka den tid som passar personen bäst. Detta gör man genom att presentera följande ”ordkorv”: vilket passar dig bäst följt av de två alternativen.
Mycket få människor, om ens någon, klarar av att tänka ut ett tredje alternativ när man ställt två frågor samtidigt för dem att svara på. Till yttermera visso ska de göra ett val: vilket av de båda tiderna passar dem bäst. Det blir kortslutning i hjärnan på den tillfrågade! Patienten kommer att välja en av de erbjudna två tiderna.
Skulle det mycket sällsynta inträffa att ingen av tiderna skulle passa dem och de dessutom lyckas komma på det, erbjuds de två nya tider presenterade med samma ordkorv. Säg vem som klarar det? Skulle de ändå klara det, rekommendera dem att söka in till Mensa (föreningen för de allra mest intelligenta personerna).
Tiderna man erbjuder patienten baseras på de tre faktorer som är avgörande för att en arbetsdag ska bli som man önskar. Det kräver förstås att man satt sig ner med sitt team och enats om hur en perfekt dag ska se ut. Handen på hjärtat, har du tagit dig tid att göra det?
De tre faktorerna är:
- Finns det en ledig stol vid tidpunkten på dagen då teamet vill ha den aktuella typen av arbete (planering i block).
- Är tandläkaren tillgänglig i rätt tidsmängd under stolstiden?
- Är det ekonomiska utfallet det önskade för att dagen ska gå ihop enligt budget?
Två sådana tider måste letas upp i tidboken. Den ena tiden bör vara en förmiddagstid och den andra förlagd till eftermiddagen.
De första två punkterna blir avsevärt mycket lättare att hitta om man gått igenom omaket att genomföra en tidsstudie på olika arbetsmoment.
Två tidserbjudanden som innehåller flera frågeställningar vardera och till yttermera visso har vi först programmerat patientens hjärna till att tänka ut vilken av tiderna som passar BÄST. Det blir kortslutning i tänkeriet. Patienten väljer den tid som passar honom/henne bäst av de två och går från mottagningen NÖJD för att få ha fått ”välja” tiden själv. OBS! båda tiderna uppfyller personalens kriterier på en bra dag och de passar in i mottagningens produktion!
Hade man använt sig av gängse ordkorv: när vill du komma? hade patientens hjärna funderat ut alla anledningar till varför olika tider inte passar. De vill helst inte komma! Bilbesiktning, hårfrisörska etc. går före ett besök hos oss enligt deras undermedvetna önskningar.
Att få den som ska ge tid att släppa det invanda ”när vill du komma syndromet” har varit en av mina största utmaningar under de 43 år jag varit i branschen.
Komplexiteten i hur vi ska hitta det vi ska erbjuda patienten förklarar varför en duktig receptionist inte klarar av att boka fler än två heltidstandläkares tidböcker.
Låter det jobbigt? Helt rätt, men när man väl lärt sig att konsekvent göra det blir arbetsdagen som att gå på små moln. Tänk på vad tyngdlyftarna säger: no gain without pain!
För att leverera något matnyttigt i krönikan och med tanke på hur populärt det är med matlagning bifogar jag ett recept som jag fått av min kollega Magnus Fritzells på ”Bullens busvädersgryta”.
1 burk Bullens pilsnerkorv
1 förpackning krossade tomater med chilismak
1 ½ dl couscous
Öppna korvburken och häll av spadet.
Häll korvarna i stekpannan.
Klipp korvarna i små munsbitar.
Häll på tomaterna och värm upp.
Häll på couscousen och låt den svälla några minuter.
Rör om då och då.
Klart att äta.
Lycka till med såväl tidboksplaneringen som korven
önskar er
Gordon M
Tel. 070 21 31 201
Läs också Gordons tidigare krönikor med Tips för en lyckad tidboksplanering
Detta är en krönika och åsikterna som uttrycks är personliga.
