Integrera receptionisten i teamarbetet och förbättra både arbetsmiljö och lönsamhet
”Har jag råd att anställa en receptionist/ytterligare en receptionist”?
”Hur ska jag veta att det går ihop”?
Frågeställningen i ingressen är en jag ofta möter och det går att använda samma sätt att resonera på oavsett vilken yrkeskategori en nyanställning gäller.
Att man framför allt räds kostnaden för att anställa en receptionist faller tillbaka på att det inte upplevs som att receptionisten bidrar till omsättningen på samma sätt som personalen i behandlingsrummet. Att receptionistens arbetsinsats inte ens täcker personens egna kostnader.
Integreras receptionisten i teamarbetet så att hon/han blir en sann del av teamet och får totalansvar för tidgivning, ekonomi och att tidboken planeras i block, anpassade efter respektive teams önskemål så att alla team ska få ”drömdagar”, innebär det början till att planeringen sker efter önskad produktion och inte efter den traditionella modellen: ”när vill du komma?”. Patientens undermedvetna svar på den traditionella frågan är dessutom: aldrig!
Arbetsmiljö och intäkter kommer att förbättras radikalt.
Nu sker tidgivningen inte längre i behandlingsrummet!
Inget flygbolag i världen har ledningsgruppsmötet ombord så att flygplanet får stå kvar på marken och vänta på att mötet avslutas och maskinen blir städad innan passagerarna kan gå ombord, planet lyfta och börja generera intäkter.
Tandvården måste tänka på samma sätt. Obs! det handlar inte om att stressa eller vara supereffektiv. Det handlar om att göra saker lugnt och på ett genomtänkt sätt så att inte värdeskapande tid rinner mellan fingrarna.
Hur receptionisten ska kunna välja ett korrekt tidsblock för en behandling som passar såväl patient som team och ekonomi-/produktionsmål finns beskrivet i mina tidigare krönikor. Du är också välkommen att maila eller ringa för en personlig diskussion om ämnet.
Det receptionisten kan åstadkomma har en avgörande betydelse för allas arbetsmiljö!
Stor potential när rumstid används rätt
Nu är det dags att ta fram penna, papper och en miniräknare.
Tidgivningen är nu flyttad från behandlingsrummet till receptionen och ”rumstid” sparas.
Fem minuter i behandlingsrummet insparade på femton patientbyten per dag d.v.s. 75 minuter frigjord stolstid dagligen, innebär att på ett år (200 arbetsdagar) 250 timmar ”extra stolstid” blir tillgängliga.
Med en timintäkt på 2.500 kronor per timma är det en potential på 630.000 kronor! Obs! detta utan att stressen/pressen på teamet ökar.
Om sextio av de sjuttiofem minuterna dagligen används till att t.ex. framställa ett par led protetik eller några fyllningar kan du själv räkna ut vad det innebär på årsbas.
Skulle receptionisten dessutom minska uteblivandet med 10% (har du räknat på vad dina uteblivanden kostar dig i förlorad vårdproduktion på årsbas? Gör inte det, du blir bara ledsen!) så finns ytterligare vinst att göra kombinerat med en minskad frustration.
Det visar sig undantagslöst att man inte har råd att avstå från att anställa en/ytterligare en receptionist.
Det förutsätter förstås att det finns en bärande tanke bakom hur receptionsarbetet ska organiseras
Receptionisten är den första och sista kontakten patienten har med mottagningen. Förbise inte det potentiella marknadsföringsvärde av en väl fungerande professionell person!
Släpp in receptionisten i teamet!
Alla människor vill känna sig utvalda. Alla trivselmätningar visar tydligt att receptionisterna alltid har lägst trivselindex bland personalen. De känner sig ofta klämda från flera håll och upplever sig sällan som en del av teamet. De får kritik både från patienter och team (”Varför satte du in den akuta där? Det fattar du väl…). Hur ska receptionisten förstå hur en bra dag ska planeras om hon/han inte är en integrerad del av teamet.
Receptionisten är den person som har bäst överblick över verksamhetens alla flöden varför en bra titel för en receptionist lika gärna, eller rent av hellre, skulle vara Verksamhetsledare med rätten att ensam leda och fördela arbetet. Receptionisten ska vara ordförande på morgonmötet!
Släpp in receptionisten/receptionisterna i teamet. Köp in proffsiga receptionistkläder. T.ex. byxor/kjol, snygg blus/skjorta, slips och kavaj, inte de vanliga klinikkläderna. Patienterna ska kunna se att de är deras ”servicepersoner”. Markera att de är viktiga.
Den som känner sig sedd och uppskattad producerar alltid ett bättre arbete och med högre kvalitet än den som känner sig som ”en i smeten”. Personen blir stolt och känner att den har något att leva upp till. Det är lättare att ge ”det där lilla extra”.
Klädseln motverkar inte samhörighetskänslan i teamet.
Margareta, receptionisten på vår mottagning, hade en avgörande del i att vi nådde de mål vi satt upp. Bland annat att vi alla kunde åka till USA år 1979 och besöka de allra främsta kollegorna. Tack Margareta för alla dina fina insatser för oss i personalen och för patienterna!
Gäller det att anställa en tandsköterska, tandhygienist eller tandläkare kan du räkna och resonera på samma sätt.
Hur väljer man rätt person? Det tänker jag tipsa om i nästa krönika.
Lycka till med räknandet!
Er tillgivne
Gordon M
Tel 070 21 31 201
Hemsida: www.gordonm.se
Detta är en krönika och åsikterna som uttrycks är personliga.
