Ständig förändring till det bättre med Kaizen
Denna gång presenteras den enklaste men viktigaste delen av utvecklingsverktyget Kaizen = ständig förändring till det bättre. Det arbetar efter den fenomenalt enkla KISS-regeln (Keep It Simple Stupid) och inte efter den tyska varianten som är: Warum soll man es einfach machen wenn man es so schön kompliziert machen kann (varför ska man göra det enkelt när man kan göra det så vackert komplicerat).
Vi vill alla bli lite bättre men det är inte så lätt om man inte har ”en enkel ledstång” att hålla sig i. Kaizen är en sådan ledstång som avdramatiserar förändring, gör alla medarbetare delaktiga och tar systematiskt hand om allas goda tankar om ”hur vi egentligen skulle vilja arbeta”.
Om alla får det lättare att arbeta kommer mer värdeskapande arbete att bli utfört utan att den totala arbetsmängden ökar.
Så gör man och det är ingen ”rocket science”:
Se ut en lämplig plats i pausrummet där ni kan slå upp fyra spikar på väggen.
Så fort någon finner en icke tillvaratagen möjlighet (vilket är samma sak som ett problem, irritationsmoment, onödigt arbete eller någon annan dumhet) skriv en lapp som noga beskriver möjligheten – så noga att vem som helst förstår vad som avses.
Häng upp lappen på spik 1.
OBS! Skriv inte lösningen för då accepterar alla den som den är bara för att de ska slippa tänka själva!
En sådan lösning blir då bara informerad men inte förankrad. Förankrad blir en lösning först om man varit med tänkt ut den själv (se nedan).
Om lösningen bara är informerad (för att man inte har deltagit i tankeprocessen själv) kan man alltid säga: det har jag aldrig hört! Varefter ingen förändring sker.
Vid ett kommande möte läser man upp det som står på lappen och frågar mötesdeltagarna: vi har en icke tillvaratagen möjlighet som ser ut så här. Vad skulle det vara för fördel för oss om vi kunde hjälpas åt och lösa den? Alla börjar då tänka fördel för mig – egoisten i oss vaknar till! Är det någon som har förslag till lösning?
Förslagen kommer, man får en diskussion och enas om en lösning.
En person tar på sig ansvaret att skaffa fram bakgrundsmaterial etc och anger ett datum för när detta är klart så att man kan sjösätta lösningen på prov.
När ansvarig är utsedd och det finns en dead line flyttas lappen till spik 2.
Observera att endast en person får vara ansvarig! Om två personer ansvarar finns risk för att inget blir gjort. Det kan sluta med att inblandade personer börjar anklaga varandra för att inte arbetet blivit utfört.
Istället för att påbörja lösningen till en icke tillvaratagen möjlighet har man orsakat ovänskap mellan ett antal personer!
Observera att bara en person är ansvarig men att den personen har full frihet att delegera hela eller delar av uppgiften till en eller flera arbetskamrater. Ansvaret för att det som ska göras också blir gjort vilar dock fortfarande på den som tagit ansvar för uppgiften och det är den personens personliga ansvar att följa upp och hålla ordning på dem som mottagit delegationen.
Svårt att hänga med i svängarna? Läs då en gång till! Det här handlar om psykologi, vardagspsykologi och måste göras på rätt sätt och med eftertanke! Koppla in hjärnan före munnen! Det är sättet att kommunicera som utgör 95% av ledstången.
Nyfiken på vad som ska hända på de följande två spikarna? Lugn det kommer i nästa krönika.
Till dess, ha det riktigt trevligt på arbetet och fundera på hur viktigt det är för din arbetsplats, oavsett din befattning, med ständiga förbättringar och bra kommunikation.
Välkomna att ta kontakt med mig!
Lycka till med ert tänkande
Gordon M
Tel. 070 21 31 201
Mailadress: gordon.meland@gmail.com
Hemsida: gordonm.se
PS. Du har väl observerat att Bengt Glimstedt och jag föreläser i Stockholm fredagen den 11 oktober under kurstiteln ”Vad du inte fick lära dig på Tandläkarhögskolan 1.0”.
alternativt kan du kontakta mig direkt. Välkommen att vara med och ta del av tips och kreativa tankar! DS.
Detta är en krönika och åsikterna som uttrycks är personliga.
