Testa alltid den föreslagna lösningen innan ni genomför förbättringar
Denna gång handlar krönikan om vad som händer när Kaizen-lappen befinner sig på tredje respektive fjärde spiken – Testa och fastslå lösningen.
Som repetition börjar jag med bilden med de fyra spikarna:
Tredje spiken innebär att den person som varit ansvarig för att ta fram bakgrundsmaterial har genomfört sin uppgift på den utsatta dagen.
På veckans Kaizen-möte (egentligen ert vanliga veckomöte genomfört med hjälp av Kaizen-systematiken).
Personen som varit ansvarig för andra spiken friskar upp minnet på sina arbetskamrater genom att läsa upp aktuell lapp ett och berättar hur man ska testa förslaget till lösning.
Mötesdeltagarna diskuterar hur länge man ska testa förslaget till lösning/förbättring. Man enas om ett datum då utvärdering av testet ska ske och utser en person som blir ansvarig för att alla verkligen testar förslaget. Med fördel kan man summariskt ta upp frågan vid varje morgonmöte. Enklast sker det genom att den ansvariga personen varje morgon frågar gruppen: hur går det med testet? Vilka erfarenheter gör ni?
Att ta upp frågan innebär att alla påminns om att man håller på med ett test.
Hanterar man inte tredje spiken på föreslaget rätt är risken lätt att man glömmer av att man håller på med ett test. Man faller tillbaka i gamla mönster och blir inte varse frågeställningen förrän på mötet då testet ska vara avslutat och utvärderas. Helt plötsligt är det ”ett prov utan värde”. Man måste hela tiden ha fokus på det som ska testas.
Rätt genomförd testperiod innebär att man får en insiktsfull diskussion.
Inte sällan hör man vid diskussionen: ”det har blivit klart bättre men det skulle kunna bli ännu bättre om vi ändrade lite. Ska vi testa den varianten? Hur länge? Är samma person villig att övervaka och följa upp under den nya prövotiden?”
Enas man om en ny testperiod sätts en ny deadline. Lappen får hänga kvar på tredje spiken.
Tredje spiken är det viktigaste steget för att man ska finna ett bra sätt att utföra en uppgift på ett nytt sätt.
Sällan eller aldrig hittar man den optimala lösningen vid diskussionen när lappen ska upp på spik nummer två.
På tredje spiken har man möjlighet att modifiera den föreslagna lösningen baserat på de kunskaper man gör under testperioden. Man förfinar den föreslagna lösningen baserat på egna vunna erfarenheter (en ständigt lärande arbetsplats!).
Obs! när man arbetar efter Kaizen-modellen är det inte bråttom. Man låter lappen vara kvar tills man funnit den optimala lösningen. Förutom att lösningen blir optimal har den även blivit förankrad!
När beslutet om förbättringen är taget flyttas lappen till den fjärde spiken.
Förbättringen är genomförd, möjligheten är tillvaratagen!
Sätt aldrig in lapparna i en pärm eller i en dator.
Lappens fysiska vandring på spikarna innebär att alla ser att det händer något, att det inte bara är snack utan att det i sanning också är verkstad.
Det är en oerhörd kraft i systemet, titta på Kaizen-lappen nedan, hämtad ur verkligheten. Multiplicera vunnen tid med er normala timintäkt och räkna ut vad lösningen av ett sådant enkelt irritationsmoment i er verksamhet betyder för ekonomin på årsbas.
Glöm heller inte vad det innebär för ökad trivsel!
Lycka till med Dina ständiga förändringar till det bättre!
/Gordon M
Tidigare artikel om Kaizen:
Ständig förändring till det bättre med Kaizen ››
Vill du veta/lära dig mer är du välkommen att kontakta mig
Tel 070 21 31 201
Detta är en krönika och åsikterna som uttrycks är personliga.
