Tidboksplanering del 2 – Rätt patient på rätt tid!
Förra krönikan var inledning på en serie om tidboksplanering. Här följer del 2.
Det är teamet man ska planera för. Ni är på plats hela dagen och ska orka vara trevliga, uppmärksamma och skärpta även då ni tar hand om dagens sista patient.
Planera typ av arbete och ”typ” av patient över dagen så att det stämmer överens med teamets uppfattning om hur en bra dag ska vara.
Börja med att diskutera er samman och skriv ner hur en bra dag ska se ut.
Det finns två sorters människor: de som tror att det går och de som tror att det inte går – båda har rätt! Det blir som man tänker. Ok, ni arbetar med människor och det är inte lika lättplanerat som att arbeta med icke levande material. Det kommer att komma akuta fall och annat oförutsett som kan störa planeringen. Lägg de argumenten åt sidan. Vi kommer till de resonemangen senare. Börja med att ta fram en tydlig bild på hur ni vill att det ska vara. Utgå från den bilden och improvisera för undantagen – inte tvärtom!
Börja och avsluta dagen med en patient ni älskar
Börjar ni dagen med den där patienten som alltid lyckas få hela teamet ur balans. Ni har väl en sådan, den där patienten som ni ser i tidboken redan tre veckor innan han ska komma och som gör att magsäcksslemhinnan drar ihop sig. På morgonmötet då ni går igenom dagens patienter ser ni honom som dagens första patient varvid en fullständig kramp infinner sig i alla teammedlemmars magar.
Är detta första patienten kommer resten av förmiddagen att gå åt till att komma tillbaks till sitt vanliga jag. Det är inte bra!
Vän av ordning undrar då var ska man ha en sådan patient (om ni nu ska ha sådana alls!?)? Jag kommer till det under punkten 4 senare.
Nej, börja dagen med en patient som hela teamet ser fram mot att träffa. Då känns dagen rätt och lätt redan från början.
Samma gäller för dagens sista patient. Där sätter ni in någon ni älskar! Då går ni efter dagens slut hem med lätta steg, kramar om livskamraten och barnen i stället för att vid minsta motgång innanför ytterdörren bränna alla proppar.
Det går inte att skylla på att det var den lilla motgången i hemmet som fick din bägare att rinna över. Problemet var att du kom hem med bägaren redan full! Tacka valet av dagens sista patient för det.
Ge eftertraktade tider till positiva patienter
De mest eftertraktade tiderna är dagens första respektive sista tid i nu nämnd ordning.
Går du tillbaks till punkt 3 så ser du så bra det stämmer. Ge de bästa tiderna till de bästa patienterna!
De minst populära tiderna är mitt på förmiddagen respektive mitt på eftermiddagen. Där sätter ni konsekvent in de minst populära (=”besvärliga” i klartext) för har ni tur, kommer de som resultat av att alltid få ”de sämsta tiderna” att välja bort dig och bli patient hos en annan tandläkare.
Om ni behandlar era minst älskade patienter på dessa tider, hinner ni skaka av er obehaget innan ni går på lunch. Har ni tillräckligt många patienter ni älskar är det inte fel att ha en sådan strax före lunch. Då smälter ni maten bättre.
Som sista patient har ni satt in en som ni älskar och som gör er glada innan ni går hem för dagen.
Vänner, ha överseende med att jag raljerar lite. Syftet är gott! Förhoppningen är att genom att reta dig lite höja din vakenhetsgrad för att få dig att riktigt tänka till. Är ett påstående utmanande och gärna lite färgstarkt lämnas du inte oberörd. Du kommer att tänka till lite extra.
Hur du planerar din tidbok är så avgörande för teamets och din arbetsglädje och ekonomi att det får vara värt en förhöjd vakenhetsgrad!
Du invänder kanske att även om det är en patient ni älskar så vill du inte ge kvällstiden till honom bara för att det är ett stort komplicerat arbete som ska utföras. Du vill vara pigg och alert när det arbetet ska utföras. Då står du inför ett kommunikationsproblem.
Min underbara receptionist kom på ett bra sätt att få patienten att vilja komma den tid som passade oss. När patienten bad att få sin fullbro preparerad klockan 16.30 böjde hon sig fram mot patienten och viskade: det är inte alltid Gordon är pigg så sent på eftermiddagen, det har hänt att någon blivit harmynt men han brukar sy ihop det snyggt… Hon har fått hela patientens uppmärksamhet!!! Det var det som var meningen. Snabbt reser hon sig upp och säger: nej skämt åsido, det har aldrig inträffat! Som hos alla människor är inte skärpan lika bra sent på eftermiddagen efter en hel dags arbete. Det arbete som ska utföras på dig kräver stor koncentration och vi vill att det ska vara de allra bästa förutsättningar för att du ska få ett perfekt arbete utfört. Jag rekommenderar dig att du kommer klockan xxxx.
Med dragna smilband accepterar patienten den föreslagna tiden. Vi har fått arbetsuppgiften vid den tidpunkt på dagen där vi önskade ha den och förutsättningen för ett optimalt arbetsresultat är säkrat.
Obs jag har inte påstått att du käre läsare ska göra så, bara att man kan göra så och att det fungerade utmärkt för oss.
Odontologi är många gånger 95% psykologi och 5% teknik.
Finn ditt eget sätt!
Lycka till med psykologin och kommunikationstekniken. Borrandet behärskar du redan!
Gordon
Tel 070 21 31 201
Läs också:
Gordons krönika: Tidboksplanering Del 1: Tidboksplanering – källa till glädje och frustration
Detta är en krönika och åsikterna som uttrycks är personliga.
