Tidboksplanering – källa till glädje och frustration

Tidboksplanering – det alltid lika aktuella ämnet. Källa till både glädje och frustration.

Planeringen är avgörande för om du efter arbetsdagens slut går hem med ett leende på läpparna eller snubblar på din tunga.

I dagens krönika och några följande tar jag upp hur du kan gå från ”management by surprise”, det vill säga att tidboken styr dig, till att du själv styr tidboken.

Här följer 18 områden att tänka på när du ska planera din tidbok.

Vart och ett kommer jag att kommentera i denna och följande krönikor. Därefter är det din uppgift att anpassa det du läst till din verklighet med användande av sunt bondförnuft.

Tidbokningsregler

1. Inför morgonmöte
2. Planera för teamet
3. Börja och avsluta dagen med en patient som teamet älskar
4. Ge eftertraktade tider till positiva patienter
5. Skriv upp i tidboken exakt vad som ska göras & vad det ekonomiska utfallet av detta blir
6. Boka in de svåraste tiderna först
7. Ge tider på icke jämna klockslag
8. Var inte rädd för att ge patienten 2 tider samma dag
9. Om det är genomförbart – ge så långa behandlingstider som möjligt
10. Fråga aldrig när patienten vill komma – ge 2 tider att välja mellan
11. Undvik så långt som möjligt att informera om hur många besök som kommer att krävas
12. Undvik så långt som möjligt att informera om vilken behandling som är planerad nästa gång
13. 70-80% av arbetsvolymen (såväl ekonomiskt som koncentrationsmässigt) ska genomföras under de första 5 arbetstimmarna
14. Planera efter önskad produktion
15. Sträva efter att ha så få patienter som möjligt under behandling samtidigt
16. Arbeten som passar ihop bokas in tillsammans
17. En kopia av tidboken ska finnas i varje behandlingsrum
18. Planera tidboken i block

Inför morgonmöte

Det finns inget bättre sätt att lära sig än att dra slutsatser och lära av det ni själva har gjort!

10 minuter varje morgon är den bästa investering du kan göra för att få till en tidboksplanering som passar dig och ditt team. Håll mötet stående så undviker du onödigt snack.

Frågor:

1. Vad kan vi lära av igår? Vad gick bra? Varför gjorde det det? Hur ska vi göra så att det inträffar igen? Vad blev fel? Varför blev det fel? Vad ska vi göra så att det inte inträffar igen?
2. Hur ser det ut i tidboken idag? Är det något speciellt att tänka på? Kan vi redan nu se något som kan bli ett problem och som vi ska försöka ändra på?
3. Hur ser det ut i tidboken i morgon? Är det något vi ska ändra på utifrån det vi lärde oss av igår?

Att bara konstatera att något gott bra eller mindre bra eller rent av varit en katastrof, det hjälper föga. Kunskapen som finns att hämta är att man frågar sig varför det blev som det blev.

Pricken över i är att ta fram en plan för hur det som gick bra ska inträffa igen och att det som var mindre lyckosamt inte upprepas.

Att konstatera utan att dra slutsatser är som att jaga utan att fånga.

Lycka till med fångsten!

Gordon

Gordon.meland@gmail.com

Tel. 070 21 31 201

PS. Välkommen att höra av dig – inget är som en uppiggande diskussion. DS.

Gordon Meland

Odontolog (Pensionär)

Odontolog, Trafikflygare mm och nu till sist Pensionär