Mötesteknik: Möten, möten, möten…..

Behöver vi verkligen ha så många möten som vi har? Måste alla vara med på alla möten? Hur gör vi våra möten effektiva? Hur ska vi fatta beslut?

mote.jpgFörbättra mötesstrukturen
Att förbättra mötestekniken och klargöra för hur beslut fattas sparar både tid och kraft. Betrakta varje möte som en investering som ska ge avkastning i framtiden. Mötet måste planeras och tas på allvar av alla deltagare. Det finns många möten att sålla bort. Dessutom måste inte alla vara med på alla möten. Satsa på färre och mer kärnfulla möten med tydliga regler för mötesteknik och för hur man tar beslut.

Skapa en plattform
Att aldrig fatta beslut eller att fatta beslut som är otydliga eller inte är kända av alla gör att ”allt flyter” och alla mår dåligt. Besluten ska inte bara fattas och vara tydliga. De måste också genomföras och följas upp. Varför tar man annars beslut? Alla ska och bör heller inte vara med i alla beslut. Många beslut alt beslutsunderlag kan tas fram av en person eller en grupp som är ansvariga i frågan. Det sparar tid och skapar en kultur där man vill ta ansvar och egna initiativ inom ramen för de befogenheter som man har.

Skapa en grund för beslutsfattande genom att bestämma:
•   Hur beslut ska fattas 
•   Vad som händer om man inte följer tagna beslut
•   Hur möten ska genomföras
•   Hur man tar del av fattade beslut
•   Hur man lägger sin röst om man inte kan delta på mötet
Ju fler på arbetsplatsen som är med och beslutar om detta, desto större blir respekten för besluten.

 
Hur beslut ska fattas
•   Man kan fatta beslut i konsensus.  Då slipper man korridorsnack efteråt, men diskussionen kan vara lång och energikrävande innan man kan komma till ett beslut.
•   Man kan fatta beslut med enkel majoritet (51%) eller med en bestämd andel majoritet (t ex 80%). Ett sådant beslut tas lätt och fort, men efteråt blir det ofta ”korridorsnack” som tar mycket kraft och energi.
Ju lägre procentsats desto mer korridorsnack.
Det handlar alltså om att välja vilken diskussion man vill lägga sin energi på. Före beslutet eller efter.

Mötesordningen bör ha följande struktur:
1.  Uppföljning – Har vi gjort det vi bestämde förra gången?
2.  Fatta beslut i de frågor som kom upp på förra mötet
3.  Information
4   Diskussion
Här kontrolleras att alla fattade beslut verkställs. Alla ges tid att tänka över ett förslag innan beslut tas. Information ges i lugn och ro och diskussionen kan inte bli alltför yvig eftersom den ligger sist på dag-ordningen.  En föredragningslista ska alltid vara tillgänglig för alla innan mötet (t ex via e-post,  brev, anslagstavla eller intranät).
Alla måste vara med och fatta beslut
Ingen har rätt att avstå från att ta ställning eller rösta. Om någon inte kan vara med när beslut ska tas bör det finnas möjlighet att ”post-rösta” eller att ge fullmakt till en arbetskamrat.

För protokoll och håll tiden
Vid varje möte upprättas ett protokoll som alla ska signera med namn och datum för att visa att man tagit del av de fattade besluten. Protokollet och besluten ska finnas i pärm som förvaras på en känd plats. De som inte kunnat närvara vid mötet måste innan en bestämd deadline ta del av besluten och därefter signera protokollet.

OBS! Ett beslut är inte giltigt förrän alla signerat protokollet. Alla måste ges möjlighet att ta del av beslutet innan det blir ”skarpt läge”.
Och på mötet – håll tiden!

Text: Åsa Meland Kaizen Support