Det enda som är dyrt i tandvården är när du inte kan ta emot en patient

Det finns ett talesätt som lyder: Det enda som är dyrt i tandvården är när du inte kan ta emot en patient. Inget kostar så mycket som ett driftstopp i mottagningen.
I dagens uppkopplade värld måste den dagliga verksamhetens IT-system fungera perfekt. Och det gör de oftast. Systemen är bra och kunskapen om IT inom profession är god.
Men ibland blir det små och lite större problem.

Almasoft

Almasoft har både kunder med lokal server och kunder med molnbaserade system. Frågorna som supporten får är samma oavsett server-lösning, förklarar Marcus Johansson, VD på Almasoft.

Marcus Johansson

– Ekonomiskt-administrativa frågor är vanligast. Det är problemen runt plus och minus. Någon har slagit in fel kod, eller fel siffra på vad patienten har betalat.

Mycket rör kommunikationen med Försäkringskassan. Man får avslag på begäran, man förstår inte vad man skall göra när Försäkringskassan gör si eller så.

– De ringer oss för att de vill säkerställa att det blir rätt och riktigt. För alla vet ju att Försäkringskassan har koll.

Situationen är generellt god idag. Människor har förstått hur viktigt IT och IT-säkerhet är. Systemen är kompetenta idag, anser Johansson. Det gäller bara att ta sig tid att lära känna dem.

– Vissa tycker det är trist att lära sig, andra tycker det är kul. Det är ingen skillnad på tandvårdspersonal och vanliga kontorsarbetare i det avseendet.

– I stressen kan det vara utmanande att få allt rätt. Och då kan det vara skönt att ringa oss. Ofta kommer en del roliga samtal efter halv fem på eftermiddagen. Det är då någon kan säga: ”Siffrorna har slutat fungera på mitt tangentbord”, vilket 999 gånger av 1000 betyder att någon av misstag kommit åt Num Lock tangenten.

Andra typer av problem kan vara datorer eller enskilda program som strejkar. Det händer ibland att internetuppkopplingen eller Försäkringskassans servrar är nere. Men det är sällsynt. Svårare störningar, såsom att en lokal server stjäls, hackas eller förstörs – är verkligt ovanliga.

– När ett stillestånd i mottagningen inträffar är det viktigt med bra och snabb support, det mesta löser vi. Oavsett skäl är det alltid viktigt med backup på det som är viktigt. Har man inte fungerande tillgänglig backup kan man råka riktigt illa ut.

Utpressningsförsök har förekommit. Vissa har betalat, andra har löst det på andra sätt. Men Johansson känner inte till någon som råkat genuint illa ut.

– Hack beror ofta på att någon klickat på något ”roligt” eller varit inne någonstans där de inte borde vara. Det är oftast människo-framkallat.

– Värst drabbas de som snålar in på IT. Det finns vissa som anlitar en patient eller en granne som IT-ansvarig. Det fungerar kanske bra, men vad händer om han är på semester den dagen de verkligen behöver honom?

Muntra

Säkerhetssituationen hos tandläkarmottagningar varierar. Det finns kliniker som sköter all IT själv, och gör det bra. Det finns kliniker som tar hjälp. Och det finns kliniker som inte fokuserar på IT och inte tar hjälp, förklarar Pontus Green, grundare av Muntra.

Pontus Green

– Där det blir mest fel, är där man inte tar hjälp. Mycket som vi stöter på är när man inte uppdaterat sina datorer och program på väldigt länge. Där hittar vi konkreta problem.

Muntra är ett molnbaserat system, vilket gör IT-driften säkrare, enklare och billigare, säger Green.

– 60 procent av alla IT-kostnader är relaterade till serverunderhåll. Alla de incidenter som sker idag är ju lokala. Har man en lokal server måste man arbeta aktivt med IT-säkerhet på kliniken. Man måste ha kännedom om var man har riskerna, 60 procent av all skadlig kod tas ju in via mejl.

Kryptovirus – s.k. ransomware – i olika former är fortfarande relativt vanliga inom tandvården. Någon hackar servern. Tandläkaren kommer inte åt sin patientdata utan att betala en lösensumma.

– Det har varit luckrativt att utpressa tandläkare. Tandklinikers patientdata är mycket värdefull. Vi kan ju inte behandla patienter utan den.

– Där har vi haft kunder, som haft andra system tidigare – serverbaserade lösningar – som fått ransomware, och som bytt till Muntra. De har sedan kunnat ta emot patienter dagen efter.

De vanligaste supportärenden rör Försäkringskassan: Att man gjort fel, att man vill ångra, att man vill lägga till samt allmänna frågor kring ekonomi.

– Problematiken med Försäkringskassan tror jag har att göra med ersättningssystemet över lag. Sverige har  skapat ett helt eget ersättningssystem. Det är kanske ett av de mer avancerade ersättningssystemen som finns, om man jämför med andra europeiska länder. Det är svårt att hålla koll på alla regler.

– Man läser om de som fuskar. Men majoriteten av fel görs utan uppsåt, det är jag övertygad om. Det är inte kopplingen mellan mottagningen och Försäkringskassan som är problemet, det är ersättningssystemet i sig som är problemet. Det slukar mycket tid.

Frenda

Frenda är ett molnbaserat system, som anlitas av flera stora privata vårdgivare och flera regioner, men även mindre privata mottagningar. Det som supporten främst får ta itu med är enklare administrativa sysslor samt ärenden kring Försäkringskassans ersättning.

Dillon Åberg

Driftsstopp kostar pengar. Premissen är att driftstopp måste undvikas till varje pris. Journalsystemet måste vara maximal säkert, men samtidigt så enkelt som möjligt, så att tandläkarna kan ägna sig åt tandvård i största möjliga mån, förklarar tandläkare Henrik Dillon Åberg , Sälj- och Marknadschef på Frenda.

– Man kan behöva hjälp med enklare administrativa sysslor. Det är oftast saker man gör sällan. Många av sällansysslor som inte är tidskritiska. De påverkar inte den dagliga verksamheten.

En sak som support ofta får frågor om är ersättning och kommunikation med Försäkringskassan.

– Vårt system är direktuppkopplat med Försäkringskassan. Om du inte fyllt i det korrekt kommer din ansökan att studsa direkt.

– Ersättningssystemet för tandvården är ju ganska komplext. Det finns väldigt många tillstånd- och åtgärdskoder. Ibland är man osäker på hur de skall kombineras, eller hur man gör vid en efterhandskontroll, eller om man fått avslag. Väldigt mycket är den typen av frågor.

– Sedan är det frågor av typen hur man sätter in behörighet för en ny användare. Eller hur jag skall lägga om schemat – administrativa spörsmål.

Frenda har inte haft några incidenter med hack eller ransomware som framkallat  informationsläckor. All inloggning i systemet kräver Bank-id eller SITHS-kort. Utan det kommer man inte in.

– Vi har sett ett ökat tryck på försök till intrång. Det märker man även från myndighetshåll också, att exempelvis Försäkringskassan går ut och varnar.

– Den lösning som vi har är molnbaserad från grunden. Den har aldrig varit server-baserad. Vi har ett väldigt högt skalskydd och ett starkt digitalt skydd – ett skydd man inte kan få med egen server.

SÄKERHETSTIPS:

Lägg pengar på ett pålitligt back-up system. Det gäller särskilt mottagningar som använder en lokal server. Lokal server utan back-up, spelar rysk roulett. Det gäller även din privata hantering.

Hantera lösenord säkert. Förvara i kassaskåp eller säkra lösenordshanterare. Inga Post-it lappar vid sidan av skärmen.

Dokumentera lösenord och andra rutiner. Låt inte journalhantering vara beroende av en enskild person.

Håll som regel samtliga program och operativsystem uppdaterade. Det gäller all utrustning som ingår i intranätet. OBS! Undersök först om enheten har stöd för uppdatering av exempelvis Windows. Kontakta support för säkerhets skull!