Din nyhets- och kunskaps-portal inom odontologi.

Kvalitet

28 september 2011

Kunden i fokus! – Ledningssystem för ständig förbättring

Dental24 har bett specialisten Johan Nilsson på SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut i Borås, att skriva om behovet och nyttan med ledningssystem och kvalitetscertifiering. Johan Nilsson har mångårig erfarenhet av bl a certifiering av hälso- och sjukvård och granskning av ledningssystem. Det finns mycket att vinna på att certifiera sin verksamhet.

Ledningssystem för ständig förbättring!

Vad är ett ledningssystem?

Att styra en organisation idag är ofta svårt med många krav från t ex ägare, kunder, omgivningen, myndigheter etc. Enbart regelverket från myndigheter kan vara svårt för ett företag att samla in och följa upp t ex inom kvalitets-, miljö och arbetsmiljöområdet.

Ett ledningssystem för en organisation är kort och gott en systematisk metod för att styra verksamheten mot någons krav eller önskemål. Önskemålet kan komma från olika intressenter (t ex ägare, kunder, anställda, myndigheter och omgivningen). Ett kvalitetsledningssystem sätter kunden i fokus.

I ett ledningssystem är det normalt också inbyggt en ”motor” att ständigt förbättra sig. Förbättringsambitionen syns i policyn och konkreta förbättringsområden syns i de mål och handlingsplaner som upprättas.

Ett kvalitetsledningssystem består av processer som ska säkerställa att önskade krav uppnås. Skulle kraven mot förmodan inte uppnås finns det processer som inte bara avhjälper felet utan även delar som säkerställer att felet korrigeras så att det inte uppstår igen. Dessutom finns det processer som verkar förebyggande för att fel inte ska uppstå.

Felkällor i en produkt eller tjänst är inte bara de som uppstår inom organisationen utan även de som sker i tidigare skeden, t ex hos en leverantör av material och de som sker efter produkten eller tjänsten är färdigställd, som frakten som sker till kunden. Ett komplett ledningssystem hanterar även dessa områden.

Vad finns det för olika ledningssystem?

Det finns ett stort antal olika ledningssystem som kan delas in efter ämnesområde t ex kvalitet, medicinteknisk kvalitet, miljö, arbetsmiljö och informationssäkerhet.  Hittills är normalt de metoder som tillämpas renodlade ämnesområden men de kan användas tillsammans för att utgöra ett enskilt ledningssystem för en organisation.   Väljer man att ta in flera ämnesområden brukar man kalla det gemensamma systemet för ”verksamhetsledningssystem”. Vad man ska ta med är upp till varje organisation att bestämma själv.

Idag finns det ett flertal internationella accepterade ledningssystem som är skrivna inom standardiseringsvärlden t ex ISO 9001:2008 (kvalitet), ISO 13485:2003 (kvalitet, medicintekniska produkter), ISO 14001:2004 (miljö), OHSAS 18001:2007 (arbetsmiljö). ISO står för ”International Standardisation Organisation” och är som namnet säger en global sammanslutning. Siffrorna beskriver först ämnesområde och efter kolontecknet anges årtalet för den senaste gällande utgåvan.  Det finns även ledningssystem som skapats av branschorganisationer som är mer eller mindre heltäckande för en organisation som t ex FR 2000. FR 2000 är skapat av Företagarnas Riksförbund och är en egen ekonomisk förening.

Fördelen med ett välkänt system är naturligtvis att det är lättare att kommunicera ut till både sina leverantörer, kunder, omgivningen och myndigheter. Oberoende av vilket system som man väljer, kan de tillämpas på vilka organisationer som helst, små som stora. När man väljer bör man utvärdera vilka krav som finns från kunder, omgivning, arbetstagare etc för att säkerställa att dessa uppfylls.

Varför certifiera ett ledningssystem?

För att få trovärdighet sitt ledningssystem är det viktigt att det granskas med jämna mellanrum för att säkerställa att det lever och utvecklas med ständig förbättring. Man brukar kalla en sådan granskning för ”revision”. Om systemet granskas av den egna organisationen brukar man kalla det ”1:a parts revision”. När kunden granskar sin leverantör kallas det ”2:a parts revision” och om granskningen utförs av en opartisk organisation kallas det för 3:e parts revision.

Genom att certifiera sin verksamhet får man en oberoende granskning av sitt ledningssystem både initialt och löpande under certifikatsperioden. På så sätt skapas trovärdighet för systemet att föra vidare till  intressenterna,  t ex kunder. När det gäller certifiering är det viktigt att få spårbarhet på sin granskning och certifikatet. Det får man genom att välja ett ackrediterat certifieringsorgan som sammanfattat innebär att den organisation som utfärdar certifikatet (certifieringsorgan)är granskad av en myndighet som säkerställer kvaliteten på det utförda arbetet. I Sverige heter myndigheten SWEDAC (Styrelsen för ackreditering och teknisk kontroll). Om certifieringsorganet uppfyller kraven som SWEDAC ställer får de rättighet att märka certifikaten med en speciell stämpel (tre kronor och ackrediteringsnummer) som intygar att granskningen är gjord av en opartisk, spårbar och kontrollerad organisation. Se gärna mer på www.swedac.se.

Genom att välja en opartisk granskning utfört av ett certifieringsorgan får man inte bara ett certifikat som intyg utan lika viktigt är att organisationen utvecklas med hjälp av en kunnig revisor som har erfarenhet från olika organisationer inom och utom den egna branschen.

Vilket ledningssystem ska jag välja för min verksamhet?

Vilket system som ni än väljer kommer ni att göra framsteg i organisationen. Innan ni bestämmer för metoden, gör en grundläggande utvärdering om vilket syfte ni ska ha för ert ledningssystem och vilka krav som ni vill uppfylla nu och i framtiden. Att välja ett internationellt accepterat ledningssystem som har hög trovärdighet och ackrediterad spårbarhet brukar löna sig på lång sikt. Det är helt enkelt lättare att marknadsföra till sina intressenter. Studerar man statistik på www.certifiering.nu så fanns det i mitten av september 2011, 7117 st organisationer med ett ”ackrediterat ledningssystem” som t ex ISO  och 558 st organisationer med ”övriga godkännanden” som t ex FR 2000.

Lycka till med ert ledningssystem!

Text: Johan Nilsson

Kort om artikelförfattaren:

Johan Nilsson har arbetat i olika företag och organisationer som medarbetare och ledare på olika funktioner och har erfarenhet av att utveckla ledningssystem. De senaste 14 åren har Johan arbetat som oberoende revisionsledare vid SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut, Borås. Johans arbetsområden har hittills varit kvalitet, miljö och arbetsmiljö. Inom kvalitetsområden har Johan b la arbetat med certifiering av företag med medicintekniska produkter och certifiering av hälso- och sjukvård. Exempelvis har han arbetat mer än 10 år med granskning av ledningssystem för tandtekniska företag.

 

 

 

 

 

 

 

Om Dental24

Dental24 – Ledande nyhets- och kunskapsportal inom svensk tandvård enligt professionen.*

Dental24 läses av flera tusen dentalt intresserade varje vecka.

Dental24 erbjuder yrkesverksamma inom dentalbranschen en samlad plats för nyheter, kunskap, aktuella händelser, erfarenhetsutbyte, utbildningar, artiklar, dokumentation och produktinformation.

Dental24 produceras i samverkan med tandläkare, tandhygienister, tandsköterskor, tandtekniker, institutioner, kursgivare, föreningar, organisationer, leverantörer och andra medier.

Kontakt

Per Capita AB
info@dental24.se
Org. nr: 556763-9785

Ansvarig utgivare

Per Ahlberg

Vill du synas på Dental24?

Mer om att annonsera

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Gör som 9 000+ andra, prenumera 
på vårt nyhetsbrev

Utvecklad av mkmedia
×

Nyhetsbrev

Gör som 9 000+ andra, prenumera 
på vårt nyhetsbrev