När patienterna svävar på moln

Steget att flytta ett patientjournalsystem till molnet behöver inte vara så krävande. Såsom andra förändringar i verksamheten är implementeringen av molnbaserade journaltjänster mer beroende av klinikens redan etablerade arbetsprocesser, rutiner och medarbetarnas förändringsbenägenhet, än av systemets komplexitet eller kringteknik. I denna artikel kan du ta del av erfarenheterna från tre kliniker som redan gjort denna resa.

Det populära molnet

Arbetet i molnet innebär att man jobbar mot internetservrar istället för sin lokala dator. Detta digitala fenomen har många användningsområden. Vi alla använder redan tjänsterna utan att tänka så mycket på det. Exempel på vanliga molntjänster är epostlösningar, mötestjänster och dokumenthantering. Inom många olika branscher nyttjar fler och fler företag detta smidiga arbetssätt genom kompletta affärssystem i molnet. Tandvården är inget undantag.

Hjärtat i mottagningen

Tandläkaren Tim Anle driver den idag privatägda Närtandvården i Tyringe – en tidigare Folktandvårdsmottagning som hade lagts ner. Närtandvården har ytterligare en klinik i Vittsjö. Mottagningarna ligger cirka 3 mil ifrån varandra och man drar nytta av personalens olika kompetenser för att kunna erbjuda en närtillgänglig, trygg och omtänksam tandvård till sina patienter. Tills för exakt ett år sedan arbetade klinikerna med två olika journalsystem och det var ett av de främsta skälen till att gemensamt byta till ett nytt system.

’- Journalsystemet är vårt mest centrala verktyg – vi styr ju upp hela verksamheten utifrån det. Dessutom är ”molnet” för oss inte bara ett modeord. Det är vad framtiden är, betonar Tim Anle.

’- Valet av verktyget ska vara behovsstyrt. Vi visste att vi ville ha en plattform som, förutom själva journalen, skulle ha ett antal funktioner såsom bildhantering, webbokning och fakturering. Det skulle underlätta vårt dagliga arbete, ge oss större flexibilitet och tillgänglighet till all patientdata, oavsett var vi befann oss, och skulle dessutom bidra till ytterligare patientsäkerhet. Slutligen skulle verktyget helst inte vara så annorlunda från det vi redan var vana att jobba med. Därför valde vi just FRENDA. Systemet är väldigt intuitivt och har de funktioner vi behöver och när personalen, genom en djupgående och väl-genomförd utbildning tog del av vad det var, såg man alla fördelar, fortsätter Tim. 

På Närtandvården vet man att valet av journalsystem ska vara behovsstyrt

”Man ger sig inte ut på en lång resa om man redan är sjuk”

Så säger tandläkare Antoinette Nordin Tjäder som idag arbetar som anställd konsult på Tandvårdshuset Vetlanda, efter 18 år hos Folktandvården och 20 års privatpraktiserande inom Praktikertjänst.

’- Vi sålde kliniken förra året och i dag ligger mitt fokus på att handleda våra nya tandläkare. Vi har en ny, toppmodern klinik på 500kvm, där vi med hjälp av våra 28 anställda, tar hand om 8 000 patienter. Man har ett stort ansvar med att trygga patienterna och personal även för framtiden. Därför är det viktigt att vara med i förändringar. Som en del i Praktikertjänst var det helt naturligt att gå med i deras initiativ och migrera till ett molnbaserat journalsystem, säger Antoinette Tjäder och fortsätter:

’- Ingen förändring går helt smärtfritt; allt handlar om inställning och intresse. För oss är en god arbetsmoral och teamkänsla samt bra kontroll på våra rutiner och flöde, viktiga delar i en helhet. På så sätt kan vi säkerställa förutsättningar för att behålla en positiv grupp. Har man en ”frisk” personal så blir resan bra – alla vill att det ska bli bra – även om förändringar ibland kan vara lite jobbiga.

På Tandvårdshuset är man medveten om att alla förändringar kan bära med sig några utmaningar. Erfarenheterna visar att utmaningarna oftast grundas i våra vanor – människor är olika mycket förändringsbenägna. Det tekniska intresset, inom olika områden, kan också variera och då gäller det att dra nytta av personalens olikheter för att stödja varandra och driva processen framåt. Antoinette upplever att förändringsprocesserna är ungefär de samma, oavsett om det handlar om ett nytt molnbaserat journalsystem eller som när man gick från analog till digitalröntgen.

Som med alla förändringar kan förarbetet vara jobbigare än den faktiska implementeringen.

’- Det är som att flytta till en ny bostad. Först blir vi av med allt som inte längre behövs. I vårt fall, ägnade vi en vecka åt förberedelseaktiviteter såsom att rensa i vårt gamla system (ta bort inaktiva patienter) och kontrollera ekonomin.

– Efter det hade vi en två dagars utbildning med en handledare som verkligen kunde både vårt gamla system och det nya, FRENDA. Handledaren förstod våra behov och kunde hjälpa oss att, enklare än vi trodde, tillämpa vår nykunskap i verkligheten. Dagen efter utbildningen var det skarpt läge och det har fungerat mycket bra under detta första år.

–  Tack vare denna molnbaserade lösning, suddas gränserna mellan jobb och fritid någorlunda bort och det är så intressant att se hur vi kan, på våra unika egna sätt, dra större nytta av det. Våra yngre medarbetare hellre går hem i god tid för att delta i familjens sysselsättningar. Sedan använder de kvällstiden för att jobba hemifrån: det vill säga logga in sig på systemet för att dubbelkolla anteckningar, skriva remisser eller lägga mer tid för diagnos. I mitt fall föredrar jag att vara kvar på mottagningen och avsluta mitt arbete. När jag kommer hem så vill jag ta kvällen. Det är sen gammalt, avrundar Antoinette.

En omfattande ”journalresa”

Det var på 90-talet. Utifrån ett DOS-system. Med hjälp av en patient som var datatekniker. Ett personligt tekniskt intresse. Önskan om att kunna föra läsbara och snygga journalanteckningar och ha kontroll över ekonomin. Så blev tandläkaren Håkan Danielsson först i Uppsala att digitalisera sin klinik.

Håkan är sedan många år tillbaka verksam på sin privata mottagning Götaplatsens Tandvård i Göteborg.  Digitaliseringsintresset har fördjupats med tiden, och redan för exakt ett år sedan har man migrerat till det molnbaserade journalsystemet FRENDA.

’- Under mina 31 yrkesverksamma år har jag verkligen gjort en journalresa så att säga. Från mitt första ”hemmagjorda” journalsystem, genom Folktandvårdens T4 och ett flertal andra journaltjänster inom privattandvården tills FRENDA, har jag arbetat med 10 olika journalsystem. Utan tvekan kan jag, utifrån min breda erfarenhet med olika journaler, påstå att detta är det bästa systemet jag har jobbat med. Man märker att det är väl genomtänkt av någon som har djup branschkännedom.

Håkan vet att ett journalsystembyte inte är något man gör bara för sakens skull. Man hanterar hela arbetsflödet genom detta verktyg. Därför måste det finnas behov och fördelar som överväger de möjliga svårigheterna som denna förändring kan innebära.

Även i Götaplatsens Tandvårdens fall blev ett byte till FRENDA tänkbart, eftersom mottagningen också ingår i Praktikertjänst. Därtill har Håkans personliga intresse och engagemang snabbat på processen.

’- Jag kan inte påstå att vår personal var jättepigg på att byta systemet. Det kan innebära allvarliga konsekvenser om det inte fungerar, vilket är både frustrerande och kostsamt. Så det är helt befogat att inte, från början, vara lika entusiastisk som jag var, berättar Håkan och fortsätter:

– En riktigt skjuts i rätt riktning var den stora hjälpen vi fick av en duktig utbildare från FRENDA. Personalen insåg att det inte var dramatiska skillnader mellan flera journalkomponenter och konverteringen var smidigare än vad man hade befarat, avrundar Håkan.

Många upplevda fördelar 

Så länge man är väl rustade för förändringen och har en bra och stabil internet-uppkoppling, belyser alla tre tandläkare – Tim Anle, Antoinette Tjäder och Håkan Danielsson – liknande, stora fördelar med FRENDA, som kan sammanfattas enligt följande:

• Informationstillgänglighet har inte någon gräns – man kan ”träffa” sina patienter och arbeta på distans, var man än befinner sig.
• Patientsäkerhet förstärks.
• Man slipper ha en egen server.
• Behov av ”Back up” försvinner.
• Frekventa datorinköp och uppgraderingar upphör.
• Systemuppdateringar sker automatiskt – man slipper både lägga ner sin egen tid på att uppdatera system och behov av att anlita tekniker.
• Ekonomi – systemet stödjer betalningar, fakturering, uppföljning och rapportering.
• Fri support – via telefon och e-post, som ges av personer med teknisk och/eller klinisk bakgrund.

Dessutom, beroende på från vilket journalsystem man migrerar ifrån, så utökas möjligheterna till att erbjuda efterfrågade patienttjänster såsom onlinebokning, SMS- och epostkallelser samt påminnelser och e-recept.

Men molnbaserade lösningar är väl mycket dyrare?

– Molnbaserade lösningar kan upplevas som dyrare. Det är dock viktigt att jämföra äpplen med äpplen säger tandläkare Tim Anle. Det går inte att jämföra FRENDA med vanliga journalsystem. Som jag upplever det, överväger de tidigare nämnda fördelarna.

– Förutom detta är prismodellerna olika, fortsätter Tim: FRENDA betalas per användare medan andra system tar, exempelvis, betalning per vårdgivare. Man måste dessutom ta hänsyn till vilka grundfunktioner som kommer med i systemet och vilka som är så kallade tilläggsfunktioner. I FRENDAs licensavgift ingår ett antal funktioner som, beroende på systemleverantör, kan vara dyra tillval.

Utöver de egentliga kostnaderna för licensen och implementeringen, påpekar Antoinette Tjäder att tiderna för förberedelserna och utbildningstillfällen också är en investering. De innebär ett inkomstbortfall samtidigt som personalen måste få betalt. Dessa kostnader är dock motiverade och bör vara budgeterade.

– Man ska ha råd att utveckla sig, tycker Antoinette.

Förbättringsmöjligheter

Det är tydligt att man hittar många fördelar med att använda molnbaserade journaltjänster. Eftersom inget är perfekt, åtminstone inte från början, så har man även med FRENDA några områden som kan förbättras och utvecklas.

Exempel på detta är att anamnesen, egna anteckningar och tidigare inskannade dokument ännu inte följer med i konverteringar. Detta är något som FRENDA, i dagsläget, jobbar för att förbättra.

Ytterligare utvecklingsområden ligger hos användarna. Systemet har många finesser. Man bör ha intresse för och tid att lägga på att lära sig dem. Ju flera funktioner man använder, desto mer förbättras relationen kostnader/fördelar och desto smidigare blir arbetet. Meningen med att migrera till molnbaserade journaltjänster är just att ge mer tid för tandvård och mindre tid åt administration och IT.

Hur glada blir patienterna då?

Utifrån Tims, Antoinettes och Håkans erfarenheter med FRENDA, så märker egentligen inte patienterna så mycket av ett byte till molnbaserade journaltjänster… och det är just därför de borde vara överlyckliga! Med några få undantag, såsom att behöva svara igen på anamnesfrågor, innebär inte migreringen till FRENDA, någon markant, drastisk förändring för patienterna. Dessutom kan man, många gånger, även börja erbjuda uppskattade patienttjänster som, i några fall, inte hade varit möjliga genom klinikens tidigare journalsystem.

– Alla tjänster som ger patienterna mervärde, såsom onlinebokning och digitala kallelser, kan bara göra dem ännu nöjdare, försäkrar Håkan Danielsson.

Tips från FRENDA-experten till dig som funderar på att flytta till molnet. 

1. Rensa och uppdatera ditt nuvarande journalsystem med korrekt patientinformation och ekonomi.
2. Titta igenom FRENDA-filmerna som finns på frenda.se för att få en bättre förståelse för hur FRENDA Journal och FRENDA Röntgen fungerar.
3. Anmäl dig för ett prova-på-konto i FRENDA för att bättre följa med när utbildningen sker.

Om FRENDA

FRENDA grundades år 2013 och ingår i Praktikertjänstkoncernen. Företaget tillhandahåller, under varumärket FRENDA, Sveriges enda molnbaserade plattform som innefattar ett kombinerat journalsystem och röntgenlösning. Syftet är att underlätta vardagen på tandvårdsmottaningar så att personalen kan lägga mer tid på tandvården och mindre tid på administration och IT-hantering. Företaget har idag 35 medarbetare med kompetenser både inom tandvård och IT och över 3 000 aktiva användare runt om i Sverige.