Proffset lär dig lyckas med rekryteringen

Det är svårt att rekrytera tandläkare, särskilt till folktandvårdskliniker i mindre orter. Här berättar rekryteringsproffset Ingemar Alin om hur man ändå kan lyckas.

Ingemar Alin är rekryteringskonsult sedan många år och känner väl till de problem man kan ställas inför om man är personalchef eller äger en tandläkarpraktik och behöver rekrytera.

Det är inte alla förunnat att kunna locka till sig exakt rätt personal. Många annonserar i det oändliga utan att lyckas. Varför är det så? Enligt Ingemar Alin har dentalbranschen ett alldeles speciellt problem:

– Ytterst få tandläkare har några djupare kunskaper i ledarskap. Och finns inte den, saknas ofta också kunskap om ekonomi. Man kan inte vara ledare utan att kunna ekonomi, och det är svårt att anställa om man inte har grepp om pengarna, säger han.

Omkring hälften av alla tandläkare arbetar i den privata sektorn, många i egna företag, och många är chefer. Därför anser Ingemar Alin att det är märkligt att ämnen som ekonomi och ledarskap lyser med sin frånvaro i utbildningen. Även landstingsanställda tandläkare har krav på sig att driva sin verksamhet rationellt, så även där behövs en förståelse för ekonomi.

Hur hänger ekonomi och ledarskap ihop?

– Det bästa sättet att bli attraktiv som arbetsgivare är att göra sina medarbetare delaktiga. Det gör du genom att sätta upp ekonomiska mål och motivera anställda tandläkare och sköterskor att nå dem. Det kräver i sin tur att du hela tiden informerar om ekonomin och visar hur det går framåt, säger han.

Och för att visa att det går framåt måste kliniken ha en affärsidé och mål på kort och lång sikt att jobba mot. Precis som vilket företag som helst, alltså.

Själv lyder han sina egna råd. Sedan något år ligger han lågt med konsultandet för att i stället vara vd på Västerorts djursjukhus som han också äger. Där håller han regelbundna möten med all personal, och redogör för ekonomin. Mötena fungerar samtidigt som utbildning. Han förklarar vilka nyckeltal han använder och varför, och begrepp som investering och avskrivning. Alla som vill köpa in någon apparat måste argumentera för den hos honom. Den måste kunna motiveras ekonomiskt.

– Om en ny röntgenapparat gör att företaget sparar pengar och/eller medför att vi kan behandla fler patienter, då är den motiverad och det blir klartecken att köpa, säger han.

Men är det verkligen lockande för tandläkare att de kommer att tvingas sitta i ekonomimöten varenda månad?

Det är Ingemar Alin övertygad om. Det ger nämligen de anställda möjlighet att påverka sin arbetssituation och sin arbetsmiljö. Motsatsen är en chef som sköter kliniken helt efter eget huvud, utan att informera och utan att bry sig om hur de anställda har det. Där vill ingen jobba.

– Du kan inte betrakta kliniken som din, även om du äger den till 100 procent. Vill du ha anställda måste du ge dem insyn, säger Ingemar Alin.

Har man väl accepterat detta återstår ändå att genomföra själva rekryteringsprocessen. Hur går den till? Så här beskriver Ingemar Alin kortfattat hur en konsult jobbar. Metoden går delvis att kopiera för den som vill sköta rekryteringen utan konsult:

• Gör en analys av vem som behövs. Tänk dig att du har ett fotbollslag – vilken typ av spelare fattas? Det handlar givetvis om kompetensen, men också om personlighetstypen.
• Genomför djupintervjuer med kandidaterna.

– Intervjuerna gör du för att få veta mer om vad för sorts människa du har framför dig. Skickligheten som tandläkare kan du läsa dig till i betygen, men nu vill du veta om det här är någon som till exempel bara vill stå och borra hela dagarna, eller som vill vara med och utveckla kliniken för framtiden. Sätt svaren i relation till din egen erfarenhet, säger Ingemar Alin.

• Nästa steg är att ta referenser. Ring upp tidigare chefer och underställda. Ställ konkreta frågor.

Om du söker någon som ska vara social, är det lätt för den i intervjuer att säga ”jag gillar att fika med personalen”. Men att vara social handlar om att bry sig om sina medarbetare, veta hur de mår, intressera dig för deras framtidsplaner, hjälpa till med deras utveckling. Att sitta och fika kan kanske vara ett sätt att ta reda på allt detta, men ger inte hela bilden. Fråga därför tidigare kolleger.

Referenstagningen handlar alltså om att jämföra det du har fått reda på i intervjuerna med verkligheten.

Eftersom Ingemar Alin själv är rekryteringskonsult kan han inte låta bli att slå ett slag för sitt yrkeskunnande.

– Jag vet att det kan verka dyrt att anlita konsulter, men det kan löna sig jämfört med att rekrytera fel. Dessutom är det mycket lättare för en konsult att ringa upp en tandläkare du skulle vilja anställa och komma med ett erbjudande. Det kan anses osportsligt kolleger emellan, säger Ingemar Alin.

Räkna på kostnaden här

En anställd kostar mer än bara lönen. Löneskatt och sociala avgifter uppgår till 31,42 procent av lönen. Plus eventuella avtalspensionsinbetalningar och andra försäkringar, liksom kostnader för övertid och löneförmåner. Anställda ska ha semester och semesterlönen är högre än den vanliga lönen. Dessutom är vissa typer av frånvaro semestergrundande.

Tillväxtverket, Bolagsverket och Skatteverket har en gemensam webbplats, www.verksamt.se, där du får hjälp att räkna fram den ungefärliga kostnaden för en anställd.

Hitta rätt anställningsform

En anställning ska vara tillsvidare – så lyder huvudregeln. Men om du är osäker på om du kan erbjuda en tillsvidareanställning finns andra möjligheter.

• Provanställning får vara högst sex månader. Du kan avsluta den innan dess utan att ange något skäl. Den anställde kan sluta på dagen, men arbetsgivaren har en varseltid på 14 dagar. Men meningen är att en provanställning ska övergå i tillsvidareanställning.
• Vikariat kräver att någon verkligen är frånvarande och vikarien ska utföra de arbetsuppgifter som den frånvarande skulle ha haft.
• Säsongsanställning håller på att bli en allt vanligare anställningsform, ofta på stora turistorter där traktens tandläkare kan behöva tillfällig avlastning för att kapa en arbetstopp. Var noga med att tydligt ange när anställningen ska upphöra.

Tro inte att en timanställning är en visstidsanställning. Att lönen beräknas per timme har ingen betydelse, en timanställd räknas som tillsvidareanställd om det inte står annat i anställningsavtalet.

Om du anställer någon som varit långtidsarbetslös eller sjukskriven i ett år, eller som är nyanländ invandrare kan det utgöra ett nystartsjobb. Det betyder att du får tillbaka dubbla arbetsgivaravgiften från staten – utom för unga mellan 20 och 26 år, där man får nöja sig med hela.

Du måste ansöka om nystartsjobb hos Arbetsförmedlingen, men behöver inte rekrytera genom den. För att få tillbaka pengar måste du ha fått beslut från Arbetsförmedlingen om nystartsjobb innan anställningen påbörjas.