Taktik och ensidig prisfokus åsidosätter konkurrensen vid offentliga upphandlingar

Dental24: Dagligen läser vi om missnöjet med offentliga upphandlingar inom tandvården. Bristande kompetens, undermåliga underlag, nonchalans, orättvisa villkor och utdragna processer till följd av överklaganden och upphandlingar som måste göras om är vanliga inslag i offentliga affärer.  Frågan är om det finns någon dialog mellan landstingen och bland företagen i branschen för att råda bot på missförhållandena? Eller kommer räddningen från EU?

Skattemedlen ska användas på bästa sätt och alla ska ha lika förutsättningar

Den offentliga sektorn i Sverige upphandlar idag för uppskattningsvis 600 miljarder om året. Det offentliga är därmed tveklöst en av de största kunderna till det privata näringslivet.

Grundbulten i Lagen om offentlig upphandling, LOU, är att offentlig sektor ska använda skattemedlen på bästa sätt genom att konkurrensutsätta sina inköp av varor och tjänster.

För att åstadkomma det finns en rad regler som bl a är till för att

• alla som deltar i offentliga affärer ska ha lika förutsättningar
• förbjuda högre krav än nödvändigt
• processen ska vara förutsägbar, tydlig och öppen

Åsidosätter konkurrensen

Dental24 har intervjuat en rad små och stora leverantörer och fått otaliga exempel på hur landstingen åsidosätter konkurrensen och diskriminerar företag genom en taktik som många gånger går stick i stäv med reglerna i LOU.  Andra vittnar om en omogen bransch som inte har tagit till sig de kvalitetskrav och processer som gäller vid offentliga affärer, vilket också bidrar till att hämma konkurrensen.

Många i marknaden anser att LOU bidrar till att försvåra och fördröja olika projekt och att lagen snarare hindrar än främjar en mångfald bland utförare såsom den tillämpas idag.

Ensidigt prisfokus måste brytas

En vanlig invändning mot upphandlingar är att priset alltför ofta står i fokus med olika taktiska upplägg i form av varukorgar och stickprov. Dessa konstruktioner innebär att stora aktörer kan pressa priser på enskilda produkter långt under lönsamhetsgränsen för att på så sätt få hela affären. Priserna pressas ibland så lågt att kvalitetskraven blir helt satta ur spel.

Det finns dock politiska krafter igång som vill komma ifrån den ensidiga prisfokuseringen i upphandlingarna och istället gå över till en situation där en tjänst eller en produkts hela livscykelskostnader är utgångspunkten. I detta sammanhang vill man bl a skärpa kraven på miljömål och arbetsvillkor under produktionsprocessen.

Vidare har en banbrytande dom i Kammarrätten nyligen slagit fast att anbudsgivare som lämnar ett onormalt lågt anbud måste kunna bevisa att anbudet är seriöst. Domen väntas få stor inverkan på oseriösa anbud.

Kvalitetscertifieringen slår mot de små

För att kunna konkurrera på lika villkor i upphandlingar krävs i de flesta affärer att dentallaboratorierna har en kvalitetscertifiering som uppfyller marknadens krav, som ISO 9001 och miljöcertifiering enl. ISO 14001 eller FR2000. Eftersom kostnaden för en kvalitetscertifiering av tredjepart är kostsam, minst 200.000 kr för en utomstående konsult plus omfattande eget arbete, är det många mindre laboratorier som inte har klarat av att anpassa sig till kraven och därför hotas av utslagning.

Komplicerade och utdragna processer stänger ute de små tandtekniska företagen

En upphandlingsprocess blir ofta komplicerad och det är bara de större bolagen som har råd att hålla sig med experter. Förutom taktiska upplägg har kravställningen i upphandlingarna ofta stora brister och i vissa fall favoriseras enskilda varumärken. Kännedomen om att en stor andel av upphandlingarna dessutom kommer att överklagas gör att många småföretag måste avstå från upphandlingar p g a att det är alltför svårgenomträngligt och tidsödande att vara med. Det finns också exempel på att stora företag avstår eftersom priserna kan bli alltför pressade.

Det finns också andra exempel på hur landsting utestänger framförallt små tandtekniska företag från sina upphandlingar. Ibland handlar det om landsting som sätter upp en minigräns på fem miljoner kronor i omsättningar för de tandtekniska företag som får lämna anbud. De flesta småföretag omsätter mindre än så och företagare får då gå samman och starta nya företag för att kunna vara med och lämna anbud.

Lagen tolkas olika

Tolkningen av LOU varierar från landsting till landsting och innebär att kraven för likartade produkter inte alls är lika från affär till affär. Många landsting inkluderar lokala terapitraditioner och andra specifika krav och exkluderar därmed vissa leverantörer. Bara ett landsting, Stockholm, rangordnar sina leverantörer enligt intentionerna i LOU, medan andra låter alla som når upp till baskraven får vara med på samma villkor.

Stora landsting föredrar stora leverantörer

Dessutom finns det en uppfattning i branschen att de större landstingen diskriminerar småföretag medan mindre landsting ofta är mer flexibla. Det ideala för de mindre företagen är att underlaget delas upp tydliga produktgrupper, t ex instrument, förbrukningsmaterial, så att både de specialiserade företagen och depåerna kan offerera på lika villkor inom de olika segmenten.

Ett och samma pris på individanpassade produkter hämmar lönsamheten

Ett dilemma för de tandtekniska laboratorier som arbetar med ett stort mått av individanpassade arbeten är att dessa arbeten prissätts lika trots stora skillnader i framställningsteknik och materialinnehåll. Här tar laboratorierna ett stort ansvar och visar på engagemang för patientens bästa trots svårigheterna med att få lönsamhet i affären med ett så stort mått av oförutsägbarhet i de enskilda arbetena.

Att tidscyklerna dessutom är korta, 2-4 år, skapar också en osäkerhet för leverantörernas anställda. Ska man tvingas säga upp en stor del av arbetsstyrkan inför en ny upphandlingsrunda med osäker utgång? Detta är ett krångligt och på många sätt oetiskt sätt att göra affärer enligt branschföreträdare.

Föredömen bland landstingen

Det finns förstås också goda exempel på landsting som genomför bra upphandlingar och som har en löpande dialog med sina leverantörer. Överlag har upphandlingarna blivit bättre men eftersom tandteknik sällan handlar om prefabricerade produkter är kravspecifikationer och prislistor ibland både obegripliga och missvisande. Här behövs en tätare dialog mellan upphandlare och tandteknikersidan.

Vissa landsting, t ex Gävleborg AB, Västmanland AB, Uppsala läns landsting och landstinget i Västmanland har tagit initiativ till en dialog med laboratorierna. De följer löpande upp sina tandtekniska leverantörer via besök av inköpare och tandteknikerchef för att kontrollera att kvalitetsrutiner genomförs enligt ingånget upphandlingsavtal.

Landstinget i Östergötland bjöd in samtliga tandtekniska leverantörer på Folktandvårdens dag där de kunde visa upp sina företag och produkter och lära känna nya tandläkare.

Norrbottens läns landsting t ex, tillåter dialog mellan leverantörerna och slutanvändarna. Tandläkarna får själva ringa upp leverantörerna och beställa material medan andra landsting, t e x Västra Götaland, inte tillåter någon dialog och därmed förhindrar kunskapsutbyte mellan leverantör och tandläkare.

Välkommen översyn av överprövningsreglerna

Den taktik med överklaganden som en del leverantörer satt i system för att få behålla försäljning under överklagandeperioden kommer förmodligen att förhindras i den kommande översynen av överprövningsreglerna.

Förändrad lagstiftning när EU ökar miljöfokus i offentlig upphandling

Den 15 januari 2014 röstade EU-parlamentet igenom en förändrad lagstiftning om offentlig upphandling. Den största skillnaden är att det inte längre ska vara så stort fokus på lägsta pris när till exempel en kommun ska köpa in måltidstjänster till skolor och äldreboenden, utan även miljökrav ska också kunna vägas in när kommunen avgör vem som får uppdraget.

EU hävdar att den nya lagstiftningen kommer förenkla procedurerna kring offentlig upphandling, och även göra det lättare för små och medelstora företag att vinna uppdrag.

Efter de formella omröstningarna i EU-institutionerna kommer medlemsländerna ha två år på sig att omvandla de nya europeiska upphandlingsreglerna till nationella lagar.

Upphandlingsdirektivet antaget av EU ››

Mer information om upphandlingar ››

Hör gärna av dig med synpunkter på artikeln till Dental24!

/Gunilla Ekholtz
Skribent Dental24
0766-452919
gunilla@ekholtz.se