Dentalbranschen kritiserar offentliga upphandlingar: ”Byråkratiskt och kostsamt”

Offentliga upphandlingar ska säkerställa att skattemedel används effektivt och att leverantörer konkurrerar på lika villkor. Men inom dentalbranschen växer kritiken mot ett system som beskrivs som byråkratiskt, svårförutsägbart och kostsamt. Leverantörer vittnar om omfattande administration, regionala skillnader och otydliga krav, samtidigt som de ifrågasätter om upphandlingarna verkligen leder till bättre affärer för det offentliga.

En uppgiftslämnare kontaktade Dental24 och ville berätta om upphandlingar. Villkoret var att få uttala sig anonymt eftersom hen befarar att informationen skulle kunna skada relationerna till kollegor och myndigheter. Hen har spenderat många långa timmar på att författa anbud, både i sitt nuvarande företag och på tidigare arbetsplatser. Hen beskriver systemet som nyckfullt, byråkratiskt och kostsamt. I slutändan garanterar det inte de bästa produkterna till det bästa priset.

Systemet med upphandlingar gynnar för det första stora aktörer. De har större juridiska resurser och kan överklaga upphandlingar, något som mindre aktörer sällan kan, säger uppgiftslämnaren.

– När en upphandling går igenom så är det första som händer i dag, när någon inte får vara med, att de kontaktar en jurist och överklagar. Större leverantörer som förfogar över fler jurister, sätter detta i system.

– En upphandling kan du faktiskt driva till en process. Det kan du aldrig göra mot en privat kund, så det öppnar upp för att faktiskt starta en process då du inte har något att förlora.

Varje region upphandlar på sitt sätt

Upphandlingsspecifikationerna ser annorlunda ut i varje region. Det är ytterligare en faktor som försvårar processen, förklarar uppgiftslämnaren.

– Att man inte har standardiserat upphandlingsförfarandet på ett tydligare sätt – det finns inte i min värld. För det borde underlätta väldigt mycket för köparen. Det kan ta tre dagar att förstå vad upphandlarna menar och sedan måste man förstå vilka dokument som ska skickas med.

– De borde göra saker och ting standardiserat, som man gör med allting annat i samhället i dag. I dag sitter alla och uppfinner sitt eget hjul. I grund och botten är det samma information de vill ha – men på olika sätt.

Miljökrav kan exempelvis skilja sig från region till region. De verkar i flera fall orimliga eller utformade av personer som saknar tillräcklig sakkunskap.

– I vissa fall verkar man ha tagit miljökrav från en upphandling på kontorspapper och tillämpat det på en upphandling om en dentalprodukt. Det känns som att miljökraven inte är applicerade på exakt den produkt som upphandlas, utan det är någon typ av standardmiljökrav.

I många fall finns det ingen tydlig rangordning av kriterierna. Priset är inte alltid den avgörande faktorn.

– Problemet blir att det aldrig blir det bästa de får. De får det som någon på något sätt kan trycka igenom en upphandling. Det tycker jag är oerhört märkligt då vi i slutändan faktiskt pratar om att det är skattepengar som används för att köpa in dessa produkter.

Enligt uppgiftslämnaren saknas intresse för att förändra processerna. Under flera riksstämmor har det hållits möten mellan branschen och upphandlingsenheter.

– Det har kommit exakt noll ur de mötena. De vill säkert ändra sina processer på regionssidan, men det finns inget intresse av att driva det. Det funkar ju i dag, tycker de.

Enligt uppgiftslämnaren har sekretessen kring upphandlingarna ökat. Det är mer oklart vilka som är inblandade i besluten.

– Tidigare fanns det upphandlingsgrupper i flera regioner. Och alla visste ju vilka den här upphandlingsgruppen var. Och man träffade dem och visade nyheter och lösningar för dem. Det blev något som de sedan kunde fortsätta att utvärdera och ha som underlag för kommande upphandlingar. Det gick fortfarande rätt till på alla sätt.

I dag sätts inköpsgrupperna samman ad hoc. Efter upphandlingen upplöses grupperna. Vem som ingick i grupperna är hemligt, förklarar uppgiftslämnaren.

– Det är ju ofta administratörer som sitter på upphandlingsenheten. Det är ju inga kliniker ofta. Låt gå för att de tar in kliniker för själva utvärderingen.

Företag som lämnar anbud har rätt att begära sekretess för priser.

– Hur man får ha sekretess på produktpriser som köps med skattebetalarnas pengar, det övergår mitt förstånd.

Sparar upphandlingarna verkligen skattepengar?

Systemet med upphandlingar infördes för att förhindra oseriösa affärer med allmänna medel. Regelverket för offentlig upphandling ska bland annat motverka otillbörliga affärer med offentliga medel. Systemet borgar för seriösa affärer eftersom det ställer krav på leverantörerna. De måste ha stabil ekonomi, rena papper och seriös verksamhet. Men är det ett system som egentligen sparar in pengar åt staten, frågar sig uppgiftslämnaren.

– Vad skulle hända om man tar bort all form av upphandling? Då skulle det bli prisförhandling som i privat sektor. Även om du höjer upp priserna med tio procent så skulle vi fortfarande tjäna skattepengar på det i slutändan.

– Att driva den här processen måste ju kosta väldigt mycket pengar. Titta på hur många personer som sitter och jobbar direkt med en upphandling och hur många som jobbar indirekt med upphandlingar. Det måste vara tusentals och åter tusentals personer. Och vad är besparingen i slutändan?

Ibland är kraven motsägelsefulla. Ibland ställs krav som inte är relevanta. Det kan vara orimligt höga krav på sortiment och bredd, vilket utesluter små leverantörer.

– Det är väldigt hårda regler kring prisjusteringar och valutajusteringar, där man tycker att upphandlarna ställer för långtgående krav. Sen kan det också vara att man kräver fria leveranser utan beloppsgräns och samtidigt ställer hårda miljökrav, vilket blir väldigt motsägelsefullt.

– Om det krävs att man levererar till en enskild klinik långt bort och så ställer man samtidigt jättehårda miljökrav på leverantören – då har man missat allting.

Att lagstiftningen är som den är har leverantörerna ofta förståelse för. Det är en del av EU:s regelverk och principerna för den gemensamma marknaden. Möjligen tillämpar Sverige lagstiftningen onödigt nitiskt.

– EU-direktiven på detta område tillämpas olika i olika länder. Det finns länder som har enklare förfaranden än vi har. Sverige följer ofta EU-direktiven mycket noggrant och tycker väl att den lagstiftning som vi har stämmer bra med de intentioner och krav som EU har med offentlig upphandling.

– Men det är inte upphandlarna eller leverantörerna som påverkar det, utan det är lagstiftarna i Sverige, alltså riksdagen, som tar besluten.

Majoriteten av leverantörerna tycker att systemet är onödigt komplicerat

– Jag har förståelse för anbudsgivarens frustration, säger Mats Holme, ordförande för Föreningen Svensk Dentalhandel.

– Det förekommer att upphandlingsunderlag har så pass stora brister att det inte ger anbudsgivarna rimliga förutsättningar att lämna bra anbud. Det kan leda till att den upphandlande enheten inte får de bästa möjliga underlagen för beslut om upphandling av dentalprodukter.

– Upphandlingsunderlag, där vissa av kraven är oklara eller svårtolkade och som leder till ett stort antal frågor och svar, blir otydliga och svåradministrerade. Det gör det svårare för leverantörerna att lämna bra anbud och för den upphandlande enheten att utvärdera anbuden på ett rättssäkert sätt.

Syftet med offentlig upphandling är att säkerställa att offentlig verksamhet använder skattemedel på ett effektivt och affärsmässigt sätt. Systemet med upphandlingar – såsom det tillämpas i Sverige – är tidskrävande och komplicerat. Det är den allmänna uppfattningen bland tandvårdens leverantörer.

– Jag skulle säga att majoriteten av leverantörerna tycker att det är onödigt komplicerat. Sen kan man tycka att upphandlarna gör det mer komplicerat än nödvändigt genom att ha väldigt omfattande upphandlingsunderlag och mycket höga krav.

Situationer i gråzonen

Dental24 kontaktade flera aktörer i den svenska tandvårdsindustrin. Vi ville veta om någon egentligen var nöjd med systemet. Ämnet är känsligt. Många hade saker att berätta, men få ville framträda med namn. Helt klart är att det finns situationer där systemet inte fungerar som det är tänkt . Några av fallen finns beskrivna i en rapport som Konkurrensverket publicerade 2025. Ytterligare fall har beskrivits för Dental24.

1. En leverantör av dentalmaterial lämnar ett anbud som skiljer sig i pris och utformning från konkurrenternas anbud. En specialisttandläkare kallas in för att göra ett expertutlåtande om produkten. Specialisten känner väl till produkten, eftersom hennes dotter arbetar som säljare för företaget. Detta går dock inte att se i upphandlingen på grund av GDPR-reglerna.

2. En region upphandlar ett ramavtal med en depå. Det gäller ett stort antal produkter – en så kallad produktkorg med ett stort antal artiklar. På de produkter där konkurrensen är tuff har depån sänkt priserna kraftigt. Det kompenseras med högre priser på andra produkter. Det gör det svårt för andra leverantörer att konkurrera med enskilda produkter.

3. En region köper av misstag in kopior av produkter som ingår i en stor produktkorg. Produkterna är farliga att använda och saknar supportavtal. De måste kasseras. Nya produkter köps in genom direktupphandling.

4. Tre konkurrenter gör upp om att låta en av dem vinna en upphandling. De andra två blir underleverantörer till vinnaren. Vinnaren tar hem ordern med en hög vinstmarginal. Företagen slipper pressa sina marginaler och behöver inte slösa tid på att överklaga.

5. Ett fabrikat vinner en upphandling med ett anmärkningsvärt högt pris. Det ligger långt över konkurrenternas priser och långt över vad leverantören – enligt branschkännare – brukar ta betalt. Eftersom tilldelningskriterierna är otydliga, blir konkurrenterna misstänksamma. Naturligtvis vill regionen behålla ett märke eller ett system som man är nöjd med och van vid. Att ställa om till nya system kostar tid och pengar. Naturligtvis kan en leverantör höja sitt anbud om den vet att den är tämligen säker på att vinna. Frågan är bara: Finns det ett samförstånd mellan regionen och företaget? Finns det något slags hemligt handslag på golfbanan? När allt kommer omkring är det ju bara skattebetalarnas pengar.

6. En tandläkare är drivande i att köpa in utrustning från en viss leverantör. Affären går igenom. Snart uppdagas det att samma tandläkare extraknäcker som utbildare för leverantören.

Läs mer: Korruption i samband med offentliga inköp: Rapport från Konkurrensverket >>