Inköpare på Folktandvården: Upphandling skapar svårigheter för mindre företag

Mattias Johansson är inköps- och upphandlingsansvarig på Folktandvården Skåne. Johansson har arbetat med offentlig upphandling i omkring 20 år. Han känner igen problemen som togs upp i Dental24:s uppmärksammade artikel förra veckan.

 

Upphandlingsunderlagen är ibland oklara eller svårtolkade. Processen upplevs som onödigt tidskrävande och komplicerad. Kraven kan uppfattas som motsägelsefulla.
Krav på sortimentets omfattning och bredd kan göra det svårt för mindre leverantörer att konkurrera. Regionerna ställer olika krav, vilket innebär att leverantörerna måste lägga mycket tid på att sätta sig in i varje ny upphandling. Vissa tekniska krav och miljökrav uppfattas som svårbegripliga eller oproportionerliga. Så löd en del av kritiken mot offentliga upphandlingar som framkom i Dental24:s artikel – Dentalbranschen kritiserar offentliga upphandlingar: ”Byråkratiskt och kostsamt” – i förra veckan.

Mattias Johansson är inköps- och upphandlingsansvarig på Folktandvården Skåne. Han har hört kritiken tidigare och har stor förståelse för att mindre leverantörer finner upphandlingarna komplicerade, tidskrävande och svåra att vinna.

– Jag har en extremt stor ödmjukhet inför att upphandling överlag har skapat svårigheter – framför allt kanske för små och medelstora företag. Och det är den typen av företag som vi har flest av i Sverige.

Stora leverantörer har fördelar genom sin erfarenhet, sina resurser och sin marknadskännedom. Upphandlingarna kan utformas bättre så att även mindre aktörer får en chans, anser Johansson.

– Lokala och förbättrade inköp är verkligen något vi arbetar med. Vi har gjort många försök att utveckla det. Vi vill absolut inte – i alla fall inte på Folktandvården i Skåne – bara klippa ut det vi hade förra gången. Målet är ju verkligen att hitta verksamhetens behov. De som kommer att använda produkterna i verksamheten, de är ju våra viktigaste uppdragsgivare och experter på sitt behov.

Rutinerade leverantörer sätter strategiska priser

Stora leverantörer är bra på att utnyttja upphandlarnas felbedömningar, förklarar Johansson. När en upphandling omfattar en varukorg måste upphandlaren uppskatta hur mycket som kommer att köpas av varje produkt. Dessa uppskattningar används sedan för att beräkna anbudens totala värde.

Problemet – från köparnas synvinkel – är att erfarna leverantörer känner marknaden bättre än upphandlaren. De kan lättare identifiera de produkter där de uppskattade volymerna sannolikt är felaktiga.

– De duktiga anbudslämnarna – ofta de stora – kan ju räkna baklänges. Och de sätter strategiska priser på vissa av varorna och gör det i princip omöjligt för en lite mindre och ovan leverantör att komma in.

– En mindre leverantör kan också ha problem med att köpa in saker till lika bra priser till sin verksamhet.

Inom Folktandvården Skåne har upphandlarna försökt bryta de stora leverantörernas dominans. Tidigare upphandlades tandvårdsmaterial i stora varukorgar, med kanske 20–40 produkter i varje. En enda leverantör vann normalt sett hela varukorgen. Det gynnade stora dentaldepåer med breda sortiment.

Från köparens perspektiv innebar detta mindre priskonkurrens. Upphandlarnas strategi har varit att bryta ut enskilda produkter.

– I vissa fall måste man ha en varugrupp. Man måste ha varor som är kompatibla med varandra eller ingår i ett system.

– Men vi går även in och tilldelar förbrukningsmaterial på artikelnivå eller produktnivå. Och det kan ju vara så att en leverantör vinner bara en enda produkt i en hel upphandling av flera hundra produkter.

Det är lika komplext att lämna in ett anbud för ett litet företag med kanske tre–fyra anställda som för ett stort. Men det kräver mer resurser i förhållande till företagets storlek.

– Men vi försöker anpassa upphandlingarna så att vi kan få fler anbud och ge fler mindre anbudslämnare möjlighet att lämna anbud och vinna.

Avtal med 22 tandtekniska leverantörer

Ett exempel på detta är en nyligen genomförd upphandling av tandtekniska tjänster. Folktandvården Skåne genomförde upphandlingen tillsammans med Region Kalmar län. Det blev diskussioner med leverantörerna som ledde till justeringar i upphandlingen om kraven på maxpriser. Till slut tecknades avtal med 22 tandtekniska laboratorier.

– Vi tecknade avtal med alla som uppfyllde de grundkrav vi hade ställt på företagen – finansiell ställning och en del annat.

– Det är tandläkaren som gör en bedömning av vad man behöver köpa in eller vilka laboratorier som uppfyller de krav man ställer. Men vi har i alla fall möjliggjort för fler att komma in i vårt system på det här sättet. Vi såg även att några mindre tandtekniska laboratorier kom med.

Problemet är inte bara lagen

Arbetet regleras av lagen om offentlig upphandling. Principerna bakom är sund konkurrens, krav som står i proportion till det som ska upphandlas, öppenhet, likabehandling och effektiv användning av skattemedel. Men det är långt ifrån de enda regler som upphandlarna måste förhålla sig till. Det finns regler kring patientsäkerhet, hälso- och sjukvård, miljö, arbetsmiljö, sekretess och dataskydd. Dessutom drivs Folktandvården Skåne som ett aktiebolag.

– Vi ska följa all lagstiftning, men vi kan ju se att det ändå är vissa lagstiftningar som står över andra om man börjar jämföra dem och ställa dem mot varandra inom handlingsutrymmet. Vi försöker hitta möjligheter.

En upphandlare kan därför inte bara välja den billigaste produkten. Den måste också vara säker, lämplig och fungera i verksamheten. Johansson understryker att det är tandvårdpersonalens behov som ska styra vad som köps in.

Upphandlingarna ser olika ut i varje region

I förra veckans artikel påtalade en leverantör att upphandlingsunderlagen skiljer sig mellan regionerna. Leverantörerna måste lägga tid på att förstå varje ny upphandling, även om det handlar om snarlika produkter.

– Det är lite svenskt, eller hur ska jag uttrycka det? Regioner och kommuner ska ha valfrihet och möjlighet att själva utforma sina krav.

– Jag upphandlade ekonomisystem på en tidigare anställning. Och så var vi på studiebesök i Danmark. Där hade staten sagt att alla kommuner skulle använda samma ekonomisystem. Och det är väl lite det den leverantören är ute efter: att vi på något sätt i alla fall ska ha en gemensam mall för upphandling.

Johansson förstår kritiken och berättar om ett ökat samarbete mellan upphandlare i olika regioner. Det har i sin tur lett till att regioner numera gör fler gemensamma upphandlingar.

Dålig koll internt

I en rapport från Konkurrensverket från 2025, uppgav flera upphandlare att offentliga organisationer generellt är dåliga på avtalsuppföljning. Johansson håller med.

När en upphandling är avslutad överlämnas avtalet till verksamheten. Där kontrollerar man kanske att fakturorna stämmer och att rätt priser debiteras. Men det finns ofta många andra krav i avtalen som också borde följas upp. Det kan exempelvis gälla miljökrav eller produktens egenskaper.

– Jag såg ett inslag på tv om en båt som skulle vara en elbåt. Den kördes på diesel. Det är en typisk sådan sak. Om man har krävt en elbåt på den linjen, så måste man ju leverera en elbåt. Kanske någon annan hade haft en dieselbåt som var mycket billigare att köra med. Det är viktigt att vi följer upp så att vi verkligen vet och lär oss av tidigare upphandlingar och inköp. Att vi skapar kompetensen internt också för att utveckla våra inköp.

Upphandlaren är projektledare – inte den som beställer

Tvärtemot vad man skulle kunna tro har Johansson inte upplevt några allvarliga försök till otillbörlig påverkan i sin nuvarande tjänst. Han är tydlig med att hans roll ofta missförstås. Han leder processen, sammanställer underlagen och ser till att regelverken följs. Men han fattar inte själv de formella inköpsbesluten och beställer normalt inte produkterna.

– Jag tycker att vi inom Folktandvården Skåne har en väldig fördel av att ha väldigt bra expertgrupper. Vi har sex till åtta personer i varje upphandling som inte kommer från inköpsenheten: tandläkare, specialister, tandsköterskor, tandhygienister eller andra yrkesgrupper beroende på vad vi upphandlar.

Johansson känner inte igen bilden av ständiga överprövningar. I förra veckans artikel ansåg en leverantör att konkurrenter överprövar i onödan. Under sina cirka tre och ett halvt år på Folktandvården Skåne har han haft tre överprövningar.

– Det har nog blivit färre överprövningar inom vissa delar av dentalbranschen. När det gäller dentalförbrukning hör jag inte ofta talas om överprövningar. Journalsystem, bildhanteringssystem och röntgen – där är det nog vanligare. Totalt i Sverige – jag kan inte siffran exakt – så överprövas fem till sex procent av alla upphandlingar, vad jag minns.

Många gånger handlar det om stora pengar och stora möjligheter, resonerar Johansson. I varje upphandling finns det någonting som kan ifrågasättas eller förtydligas.

– Ofta finns det viss relevans i de frågor som de som överprövar tar upp. Varje gång är det jobbigt när det kommer en överprövning. Samtidigt är det ju en bra sak, eftersom vi lär oss inför framtida upphandlingar att säkerställa ett korrekt upphandlingsförfarande.

Fotnot: Enligt SCB överprövades 6,2% av upphandlingarna 2023 och 5% år 2024.

Dentalbranschen kritiserar offentliga upphandlingar: ”Byråkratiskt och kostsamt”Korruption i samband med offentliga inköp. Rapport från Konkurrensverket.