Du är vad du tänker. Det finns två sorters människor, de som tror att det går och de som tror att det inte går – båda har rätt!
Föreställ dig vad som skulle kunna hända om receptionen fick en helt ny funktion. Inte skulle väl världen gå under om du genomförde en förändring på prov? Varför inte försöka?!
Smaka på tanken att receptionisten är VD för verksamheten och självständigt (som alla VDar) har ett ansvar för att leda och fördela det dagliga arbetet med tonvikt på planering av tidboken och att det ekonomiska målet nås.
Tänk vidare tanken att teamen planerar sin arbetsdag i block. T.ex. ett block med lagningar, ett med protetik, ett med revisionsundersökningar, ett med endodonti osv.
Hur långt varje block ska vara, när på dagen och i vilken ordning de ska vara förlagda är upp till varje enskilt team att bestämma.
Målet är att varje arbetsdag ska vara en idealarbetsdag!
Planera för det bästa och improvisera först när det inträffar en avvikelse. Undvik modellen ”Management by surprise” eller uttryckt på svenska med ett lätt inslag av dialekt: ”De ble som de ble, för de vart som de vart”.
Får teamen arbeta sin idealdag presterar teamet högsta vård-/omhändertagande kvalité och därav följer med automatik ett önskat ekonomiskt resultat.
Receptionistens ansvar blir att planera tidboken så att teamen får sin idealarbetsdag, varje dag!
Ägaren till mottagningen eller i förekommande fall klinikchefen är styrelseordförande. Det innebär att han/hon person inte får ”peta” i den dagliga verksamheten utan får endast ge direktiv till VD (receptionisten) i samband med styrelsemöten där VD deltar. Om styrelseordföranden lägger sig i den dagliga verksamheten släpper VD sitt ansvar. Varför anstränga sig när någon annan står och hänger över ryggen och ”ändrar i mitt arbete”.
Styrelseordföranden äger rätt att tillsätta respektive avsätta VD om hon/han inte klarar sina uppgifter.
Vågar du att på prov organisera ledningen av mottagningen på beskrivet sätt har du, förutom de andra vinsterna, fått ut tidboken ur behandlingsrummet till receptionen och låser inte behandlingsstolen med diskussioner om när det passar patienten att komma nästa gång.
Inte heller behöver teamet bry sig om planeringen. Receptionisten planerar så att teamen alltid får ”idealdagar”.
Det innebär också att du får samma arbetstempo varje dag. Inte en dag då du springer benen av dig och på kvällen finner att kassalådan är tom respektive en lugn och stilla dag då det visar sig att du skjutit långt över det ekonomiska målet. Arbetstempot blir lika varje dag och det kommer du att må bra av.
För att receptionisten ska motiveras ytterligare att planera rätt och få feedback på att det är rätt, kan en bonus utbetalas när ”idealdagen” och ekonomin blivit de önskade. Då målen i något avseende inte uppfyllts dras det från bonusen (inte från grundlönen!).
För att nå bättre resultat dag för dag gäller det att lära av det man gjort.
Morgonmöte är av avgörande betydelse. Frågorna som ska besvaras för att du ska få en lärande organisation är följande:
Vad kan vi lära av igår? Vad gick bra och varför gick det bra? Hur ska vi planera för att det som gick bra ska inträffa igen. Vad var mindre lyckosamt? Varför var det mindre lyckosamt och hur ska vi planera för att det inte ska hända igen?
Har du tänkt på hur svårt människor har att ändra på invanda mönster eller uttryckt på ett annat sätt: har du tänkt på hur mycket energi en människa investerar i för att få fortsätta att ha det eländigt!
Unna er själva möjligheten att tänka om och pröva något nytt, ni har ju världens bästa yrke!
Er tillgivne
Gordon M
gordon.meland@gmail.com
Tel 070 21 31 201
Hemsida: www.gordonm.se
PS. Vill ni ha hjälp med ert nytänkande och förändringsarbete?
Idag arbetar jag företrädesvis som mentor, bl.a. via Skype med täta uppföljningar.
Ett kostnadseffektivt sätt. Kanske är det något för dig? DS.
Detta är en krönika och åsikterna som uttrycks är personliga.
