Klinikmöten som ger resultat
Denna gång blir det en paus i raden av tidboksplaneringstips. Det kan vara på plats med ett avbrott. I stället handlar krönikan om hur man kan lägga upp en mötesstruktur som ger resultat, följs upp och där ingen efteråt kan säga: Det har jag aldrig hört!
Med formen för klinikmöten kan man styra att tagna beslut följs upp, att beslut inte tas förhastat och att grupptryck till stor del kan undvikas.
Kortare möten ofta är mer effektiva än långa möten mer sällan. En rekommendation är att ha möte en timma per vecka. Bäst är om man kan förlägga mötet till sista timman på fredagen. Då har man hela veckans händelser aktuella. Hålls mötet t.ex. på en onsdag minns man väl vad som hänt under måndag, tisdag och onsdag fram till mötet medan man delvis har glömt vad som hände torsdag och fredag veckan före eftersom det varit en helg emellan. En god regel är emellertid alltid: Om man inte kan göra det bästa vad är då det bästa man kan göra?
Dagordning:
- Har vi genomfört det som beslutades förra gången?
- Beslut
- Information
- Diskussion
1. Har vi genomfört det som beslutades förra gången?
Innebär en uppföljning och utvärdering av beslut och att det finns EN person som har ansvar för genomförandet.
2. Beslut
Att den punkten kommer här, så tidigt på agendan, innebär att man INTE kan ta beslut om frågor som kommer upp på dagens möte. Man beslutar om frågeställningar som varit föremål för information och diskussion på ett tidigare möte. Alla har då haft tid och möjlighet att diskutera i korridoren och även tänka över vad man tycker i lugn och ro på sin kammare. Beslutet är då väl genomtänkt innan det fattas.
Vid den förhärskande mötesformen hamnar besluten sist på dagordningen. Inte helt sällan har informationen tagit tid och den efterföljande diskussionen drar ut på tiden, t.o.m. över mötestiden och man börjar bli försenade. Risken är då att ordföranden säger: Nu är vi sena och får se till att ta några snabba beslut! Visserligen är underlaget presenterat och man har diskuterat men det blev inte tid till eftertanke eller djupare diskussion. Dessutom föreligger det risk för grupptryck. Risken för destruktivt korridorsnack är stor, något som tar kraft och inte alltid är riktat ”framåt”.
3. Information
Information kan ges mer utrymme då punkten 2 blivit väl genomtänkt före mötet och besluten inte tagit så lång tid.
4. Diskussion
Det är diskussionen som får ”stryka på foten” om mötestiden inte räcker till. Det gör inget eftersom man har tid till diskussion och eftertanke ända till det möte då det är dags att ta upp frågan till beslut.
För att den beskrivna mötesordningen ska vara praktiskt genomförbar krävs att en dagordning görs tillgänglig några dagar före mötet, där det tydligt framgår vilka frågeställningar som kommer att tas upp till beslut.
Då mötet är slut skriver alla som var med på mötet under beslutsprotokollet att de tagit del av tagna beslut. De som inte var närvarande har på sig till nästa möte eller första följande möte de deltar i och skriver då under.
Man slipper kommentaren: Det har jag aldrig hört!
Förändringen av mötesupplägget kostar inget, det kanske kostar på. Och det ger resultat.
Lycka till!
Gordon Meland
Tel 070 21 31 201
PS. Du som orkat läsa ända hit ska få en bonus: min farmors amerikanska citronpaj. Mums. DS.
PS.2. Då jag halkade, genomförde en dubbel Mollbergare med skruv och landade på telefonen, i vilket receptet och bilden på citronpajen finns, får jag återkomma med recept och bild när telefonen och dess innehåll räddats. Till dess slipper du de extra kalorier som bakverket annars kunde ha bibringat dig. DS.
Detta är en krönika och åsikterna som uttrycks är personliga.
