Teamtandvård och ändrade öppettider, hur inför man det med personalen som stöd?
Idag handlar det om hur man kan införa teamtandvård och ändrade öppettider och ha personalen med på tåget, ja till och med att de blir pådrivande.
Kommentar till förra krönikan
Innan jag går in på dagens ämne kan jag inte låta bli att kommentera ”affären Juholt”.
När jag slog på telefonen i morse och gick in på Aftonbladet Supernytt fanns där ett antal artiklar från Daniel Suhonens bok ”Partiledaren som klev in i kylan”. Där beskrivs exakt det jag försökte få fram i förra krönikan. Den felaktigt valde ledaren får bära hundhuvudet för det misstag ledningen begick när de valde honom. ”Shit rolls downhill”! Om det kan ske på den nivå som har aspiration att leda landet är det inte förvånande att det sker på den nivå där vi andra befinner oss. Bedrövligt är det!
Så till tankarna för dagen.
All förändring, till och med positiv sådan, möter i början alltid motstånd. Man utgår ifrån att förändringen är en försämring eller något obekvämt för individen. Detta gäller framför allt om man inte fått vara delaktig och om förändringen kommer som en order uppifrån.
För några veckor sedan hade jag en folktandvårdsledning på besök. Det var mycket de önskade diskutera angående hur man kan möta den ökande konkurrensen om patienterna och hur man skulle kunna minska frånvaron bland de anställda.
När personalen fick reda på att ledningen skulle träffa undertecknad var deras spontana reaktion: ”Några ändrade arbetstider kommer vi inte att ställa upp på!”
År 1993 ändrade Folktandvården i Åmål som första folktandvård i landet sina öppettider till att gälla måndag till fredag 07.00 till 19.00 (och så småningom på eget initiativ lördagar 08.00 till 13.00, men detta är en annan historia) och man införde solo group-modellen.
Anledningarna till förändringen var bland annat en mångårig kö, man låg efter med barntandvård och kallelser. Om en patient behövde en ny tid var det fullt i tidböckerna c:a sex veckor framåt. Som lök på laxen var det en förlustmottagning som även förlorade patienter till de privata kollegorna.
Att säga upp personal var ingen lösning eftersom det skulle leda till ännu längre köer. Så vad gör man?
Vi satte oss ner hela personalen och diskuterade situationen och jag skissade på olika tänkbara lösningar men ingen ville ändra sina arbetstider.
Nästan samtliga insåg att vi behövde starta teamtandvård för att öka vår patientgenomströmning och kunna behålla jobben. Till detta krävdes fler behandlingsrum. Med rådande ekonomi fanns inget utrymme för investering i fler rum. Enda utvägen var att börja arbeta solo group (felaktigt av många uttryckt som ”skiftgång”).
Alla insåg behovet men ingen var villig att ändra sitt schema. Argumenten var privata kvällsaktiviteter, man ville träffa alla arbetskamrater varje dag på jobbet och där fika och äta tillsammans. Främsta argumentet till att fortsätta som vanligt var barnens dagistider och fritidsaktiviteter.
Alla insåg allvaret men ingen ville ändra på något med risk för en (trodde man innan) personlig olägenhet.
Det gick att lösa trots allt och så här gjorde vi:
Förutsättningen var öppettider 07.00 till 19.00 måndag till fredag.
Alla fick ta ett A4 papper och på ena sidan skriva ner när de helst ville arbeta och på baksidan när de helst inte ville arbeta.
Papperen samlades in och önsketiderna fördelades statistiskt rättvist. ”Slasktratten” som blev kvar fördelades efter många och långa diskussioner solidariskt inom gruppen. Beslut togs att inga arbetstider kunde ändras under de kommande tre månaderna. De erfarenheter man gjorde samlades ihop och efter att de tre provmånaderna löpt ut började man på ett nytt modifierat tremånadersschema.
När den sista av de två provperioderna var slut hade vi en sluten omröstning. Mitt löfte till personalen, innan vi började ändringen av öppethållandetiderna, var att om en enda person ville gå tillbaka till 08.00 till 17.00 arbete så skulle vi göra det.
Ingen önskade gå tillbaka till det gamla vid omröstningen! Anledningen var att man hade vant sig vid teamarbete (om än i en ”mild form”) och sköterskorna ville inte gå tillbaka till att vara ”servicepersonal och sugstativ”. De hade vant sig vid att ha patientarbete och i viss mån arbeta på egen hand. Arbetet hade blivit roligare!
Tandläkarna hade fått möjlighet att i större utsträckning kunna arbeta på toppen av sin kompetens, vilket för dem upplevdes som mer stimulerande och hygienisterna hade involverats mer i det totala patientomhändertagandet.
Resultaten lät inte vänta på sig. Köerna försvann (faktiskt lite skrämmande fort), trivseln ökade och ekonomin nådde önskat resultat.
Vi fann att det var svårt att få patienter till de sena tiderna på fredagar varför vi beslutade att stänga tidigare.
Argumenten för att inte vilja gå tillbaka till arbetstider 08.00 till 17.00 var:
Ingen önskade gå tillbaka till gamla sättet att arbeta. Man upplevde mindre stress när man var färre samtidigt i vårdproduktionen och det var lättare med barnen när man inom familjen inte hade samma arbetstider! Precis samma argument som man tidigare hade haft när man inte velat ändra någonting.
Mottagningen blev genom den ökade tillgängligheten mer attraktiv för patienterna och antalet revisionspatienter steg.
Ryktet om den ökade arbetsglädjen spred sig och det var inte svårt att rekrytera ytterligare personal.
Sens moral: Som ledare får du inte ge upp när du ser att en förändring måste genomföras och personalen ”håller emot”. Samla alla, diskutera läget (Obs! inte informera), be dem komma med sina tankar, tvinga inte igenom förändringen om det inte är akut utan ta steg för steg och stäm av under resans gång.
Man måste inte ändra allt direkt men alla måste vara öppna för en liten förändring.
Pröva er fram, låt alla vara med att tänka.
Om det bara är chefen som tänker är det inte många som tänker!
Er tillgivne
Gordon M
Gordon.meland@gmail.com
Tel. 070 21 31 201
Hemsida: gordonm.se
PS. Det gick så bra att alla som arbetade heltid kunde få en heltidslön, men utan att arbeta 40 timmar…
Låter det spännande och du vill veta mer om hur det gick till, är du välkommen att höra av dig. DS.
Detta är en krönika och åsikterna som uttrycks är personliga.
