4 mars 2013

Var inte rädd för att ge patienten två tider under samma dag

Gordon Meland

Odontolog (Pensionär)

Denna krönika är del 5 i raden av tips för en lyckad tidboksplanering och ger exempel på om hur man effektivt kan fylla luckorna i tidboken och om möjligt ge så långa behandlingstider som möjligt.

8. Var inte rädd för att ge patienten två tider under samma dag.

Det kan vara lättare att få den patient som redan sitter i behandlingsstolen att komma en gång till under samma dag än att försöka få in en annan patient om det uppstått en lucka, ett återbud senare på dagen.

Försöker man fylla en lucka i tidboken med kort varsel kan det krävas många telefonsamtal innan man når en patient som är villig att komma med förhållandevis kort varsel. Då kan det vara enklare att få den patient som redan är på plats att komma en gång till!

Trixet är hur man ”säljer in” idén. Det får under inga omständigheter upplevas av patienten att denna hjälper tandläkaren: ”vi har fått ett återbud senare idag, kan du komma en gång till”? Detta fungerar inte. Vem vill komma en gång till samma dag för att hjälpa tandläkaren? Lyckas du med detta är det nog frågan om det inte är en framgång i Nobelprisklass!

Nej det gäller att framställa möjligheten som en jättefördel för patienten.

T.ex ”hurra, jag ser att om du kan komma i eftermiddag också, nu när dagen ändå är förstörd för dig med ett tandläkarbesök, så kan du bli helt färdigbehandlad och behöver inte tänka på oss något mer”!

Tänk efter hur du kan ställa frågan på ett sådant sätt att patienten ser en avsevärd fördel för sig själv.

Du kanske tycker att det låter omöjligt – men det fungerar. Ett Isländskt ordspråk lyder: Om någon har gjort någonting går det sannolikt att göra det! Tänk på att du inte vet om det fungerar förrän du har prövat….

9. Om genomförbart – ge så långa behandlingstider som möjligt.

Ju fler patienter som går in och ut genom entrédörren under dagen desto högre kostnader och ökad stressnivå.

Av någon anledning har en tandläkare normalt 20-25 patienter under en arbetsdag. Det finns förstås undantag. En landstingskollega 69+ år gammal kom till mig en dag och berättade att han hade haft 42 patienter under dagen. Det hade varit så lugnt, trevligt och bra och dessutom hade han haft några studiebesök som han hade haft gott om tid att ta hand om och förklara för hur han BEDREV TEAMTANDVÅRD! Åter igen: om någon har gjort något…

Detta är vare sig bra eller dåligt, det handlar om hur vi tänker. Det hör till historien att den aktuelle tandläkarens patienter är mycket nöjda och kvalitén på vården manar till efterföljd.

Nåväl, åter till det mer vardagliga. Varje patientbyte innebär en tom behandlingsstol, ökad åtgång på förbrukningsmaterial, ökad belastning på disk och hygienarbete, mer belastning på receptionen i form av telefonsamtal, bokning av tider, betalningar mm.mm, fler människor drar in skräp på golvet vintertid etc.

Stressnivån hos teamet är direkt proportionell mot antalet patienter per dag (om man inte bedriver en mycket väl planerad teamtandvård förstås).

Ju fler patienter desto kortare behandlingstider. Risken att bli försenad är betydligt större än om man har få patienter och längre behandlingstider.

Risken för återbud och uteblivanden ökar ju fler patienter man har per dag samtidigt som det är svårare att fylla en liten, kort, lucka i tidboken än en stor. Vid ett långt återbud är det lättare att kompensera för intäktsbortfallet även om man inte kan fylla hela ”hålet” eftersom man har möjlighet att sätta in ett arbete som ger bättre ekonomisk revenue (sett per tidsenhet) än det som föll bort. Detta är viktigt om man planerar sin tidbok efter en ökad vårdproduktion/ekonomi där ledstjärnan är längre stolstider och färre patienter och inte efter modellen ”management by surprise” dvs den varianten ”när vill du komma”. Den senare modellen är inte i sig på något sätt fel – bara man har valt att vilja ha sin arbetssituation sådan.

Det finns inget rätt eller fel, så länge du har gjort ett medvetet val. Missa inte möjligheten att ge dig själv tid att stanna upp och fundera över om det finns ett bättre sätt än ”så har vi alltid gjort”. Det är först då du kan göra ett medvetet val.

Budskapet jag vill förmedla är: om du gör si blir det så, gör du så blir det si!

I slutändan handlar det bara om en sak: Hur vill du ha din arbetsdag.

Gör ditt medvetna val, ha det gott och lycka till!