Vill du skjuta upp saker? del 2

I förra krönikan talade jag om mitt uppskjutarbeteende och om hur jag träffade Stephen Covey på ADA-kongress på 90-talet. Han hade då skrivit två böcker om hur man kan bli mer effektiv i sin vardag. Stephen Covey visar hur man kan dela in uppgifter i viktiga och oviktiga samt brådskande och inte brådskande.

Brådskande uppgifter märks ofta tydligt. De pressar oss till omedelbar handling. De uppskattas ofta av andra och de finns vanligen mitt framför oss. De är ofta enkla och roliga att göra. Men, också, tyvärr ganska oviktiga. Viktiga uppgifter är däremot oftast resultatanknutna. Man reagerar gärna på det som brådskar. Viktiga uppgifter som inte är brådskande kräver mer initiativ, mer agerande. Kärnpunkten är att man måste agera för de skall bli gjorda.

Viktiga, brådskande uppgifter måste ges högsta prioritet, kvadrant 1 i bilden ovan. Men det är stressande att göra viktiga uppgifter under tidspress. Helst ska man vara i kvadrant 2, att arbeta med viktiga uppgifter utan att ha bråttom. Men hur kommer man dit?

Först några ord om oviktiga uppgifter. Oviktiga, brådskande uppgifter, 3, måste man kanske ta hand om med högsta prioritet just nu, men försök minska antalet. Hur uppkom de? Varför blev de brådskande? Är de verkligen ens egna uppgifter eller kan de delegeras till någon annan? De kanske är viktiga för någon annan i organisationen? Hur kom det sig att de hamnade på ens eget bord?

Oviktiga, icke brådskande uppgifter, 4, skall man över huvud taget inte befatta sig med. På engelska kallas de ”busy work”. Fundera gärna på vad som är busy work i din egen vardag.

Viktigt icke brådskande arbete, 2, består såväl av viktiga uppgifter som för verksamheten framåt (strategisk planering, förberedelser, kompetenshöjning med mera) som olika typer av rutinuppgifter. De flesta människor ägnar sig huvudsakligen åt olika typer av rutinuppgifter. I denna kvadrant vill man arbeta, här upplever man inte stress, och man får viktiga saker gjorda. Saker man trivs med och som ger bra ekonomisk utdelning.

Kvadrant två är kärnpunkten för effektivt personligt management. Hur kommer man dit, är en fråga man kan ställa sig. Ofta har man för lite kunskap om vad man gör under en arbetsdag. Det kan vara av stort värde att skriva upp allt man gör under några timmar och föra in detta i Coveys schema. Vi hade chefsutbildning för Posten och en av cheferna ritade upp Coveys schema på ett blädderblocksblad och förde in allt han gjorde under en dag. Han blev storligen förvånad vad många uppgifter han antingen kunde delegera eller inte göra alls.

Detta och mycket annat tar vi upp i vårt stresshanteringsprogram!

Hjärtliga hälsningar

Tore Sahlin

PS. Innehållet i denna krönika är sammanställt från min bok Vägar ut ur stressen, utgiven av Astra läkemedel. Du kan beställa den genom att maila sara@curomed.se.

Tore Sahlin är specialisttandläkare och licensierad organisationskonsult. Sedan 1988 driver han Curomed Utbildning AB, Umeå.